Como organizar, apurar resultados e garantir a saúde financeira de unidades espalhadas por diferentes localidades
Gerir financeiramente uma rede de clínicas odontológicas descentralizadas é um desafio que exige planejamento estratégico, ferramentas adequadas e boas práticas de gestão. Quando unidades operam em cidades ou estados diferentes, a complexidade aumenta, especialmente ao tentar consolidar resultados e tomar decisões rápidas e embasadas.
Neste artigo, exploramos como estruturar uma gestão financeira eficiente para esse modelo de negócio, desde a organização inicial até a criação de dashboards de desempenho.
1. Organização Inicial: Estruturando a Gestão Financeira Centralizada
Antes de implementar controles financeiros, é essencial estabelecer uma base sólida para a gestão. Seguem os passos iniciais:
a. Centralização de Processos Financeiros
Conta bancária principal: Manter uma conta corporativa única para recebimentos e pagamentos estratégicos. Cada unidade pode operar com subcontas locais para despesas diárias.
Departamento financeiro centralizado: Crie uma equipe financeira central para gerenciar orçamento, pagamentos de fornecedores e auditorias. Essa equipe será responsável por consolidar os dados de todas as unidades.
b. Separação por Centros de Custo
Defina cada clínica como um centro de custo, onde todas as receitas, despesas e investimentos são registrados separadamente.
Essa separação é fundamental para identificar o desempenho individual de cada unidade e promover uma visão clara de lucratividade.
c. Padrões e Políticas de Gestão
Padronize processos como faturamento, controle de estoque, precificação e relatórios financeiros.
Documente políticas claras para reembolso, compras e uso de recursos, alinhando práticas entre as unidades.
2. Apuração de Resultados: Monitorando o Desempenho de Cada Unidade
Para entender o desempenho financeiro de cada clínica, a apuração de resultados deve ser precisa e periódica:
a. Demonstração de Resultados
Mensalmente, prepare um DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) para cada unidade. Inclua:
Receitas: Consultas, procedimentos, parcerias e vendas de produtos.
Despesas: Custos fixos (aluguel, salários) e variáveis (materiais odontológicos).
Margem de lucro: Calcule para avaliar a rentabilidade.
b. Controle de Fluxo de Caixa
Cada unidade deve reportar entradas e saídas diariamente ou semanalmente à matriz.
Consolidar esses dados ajuda a identificar gargalos financeiros, como atrasos em recebíveis.
c. Indicadores de Saúde Financeira
Margem EBITDA: Avalie a eficiência operacional.
Receita por cadeira odontológica: Analise a utilização de recursos.
Custo de aquisição de pacientes (CAC): Meça a eficiência das campanhas de captação.
3. Criação de Dashboards: Visualizando o Desempenho de Cada Unidade
Um dashboard de performance é uma ferramenta indispensável para tomar decisões rápidas e baseadas em dados.
a. O Que Monitorar?
Inclua os seguintes indicadores no dashboard:
Receita total por unidade.
Despesas totais por categoria.
Lucratividade líquida e bruta.
Ocupação de cadeiras odontológicas.
Índice de inadimplência.
Quantidade de pacientes novos e recorrentes.
b. Ferramentas para Criar o Dashboard
Utilize softwares como Power BI, Google Data Studio ou plataformas de ERPs odontológicos (como Dental Office ou Simples Dental) que permitem integração automática dos dados financeiros e operacionais.
Conecte os dados diretamente ao sistema financeiro central para atualizações em tempo real.
4. Ferramentas Necessárias para a Gestão Descentralizada
a. Sistema de ERP Integrado
Escolha um ERP (Enterprise Resource Planning) que conecte todas as clínicas em tempo real.
Recursos desejáveis:
Controle de estoque por unidade.
Faturamento integrado.
Gestão de agendamento e histórico do paciente.
b. Ferramentas de Comunicação
Plataformas como Slack ou Microsoft Teams ajudam na comunicação rápida entre unidades e matriz.
c. Automação Financeira
Utilize plataformas como Conta Azul ou Totvs para conciliar recebimentos e pagamentos.
d. Softwares de Gestão de Desempenho
Ferramentas como Trello ou Monday podem ajudar a acompanhar o progresso de metas financeiras e operacionais.
5. Vantagens de um Controle Gerencial Centralizado
Adotar uma gestão centralizada para redes descentralizadas traz benefícios significativos:
Melhor tomada de decisão: Dados consolidados permitem identificar rapidamente as unidades mais e menos rentáveis.
Redução de custos: Compras centralizadas e padronizadas geram economia com fornecedores.
Prevenção de erros: A centralização reduz inconsistências e fraudes financeiras.
Facilidade em expandir: Uma estrutura financeira organizada permite escalar o negócio para novas localidades sem complicações.
Clareza tributária: Obrigações fiscais de cada CNPJ são controladas com maior precisão.
6. Boas Práticas para a Gestão Financeira Centralizada
Auditorias regulares: Verifique a conformidade dos relatórios enviados por cada unidade.
Treinamento das equipes locais: Capacite as equipes de cada clínica para seguir os padrões financeiros definidos.
Adaptação contínua: Revise os processos com base nos desafios enfrentados e nos feedbacks das unidades.
Feedback mensal: Realize reuniões de alinhamento para discutir os resultados financeiros de todas as unidades.
Gerir financeiramente uma rede descentralizada de clínicas odontológicas exige disciplina, tecnologia e processos padronizados. Com a estrutura certa, você não apenas assegura a saúde financeira do negócio, mas também cria um ambiente propício ao crescimento sustentável.
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