O volume de papel em um consultório odontológico geralmente é bem grande e pode se tornar rapidamente em um entrave para o desenvolvimento do seu serviço.
Prontuários, documentações ortodônticas, guias e pedidos de convênios, orçamentos e dados de pacientes podem se perder, serem de difícil acesso e recuperação.
Felizmente, hoje em dia, existem soluções que facilitam a vida do profissional de odontologia, organizam e agilizam os procedimentos de guarda, indexação e recuperação de informações.
Como organizar a documentação do seu consultório?
Basicamente são 2 as peças que você precisa para a gestão dos documentos no seu consultório de forma mais simplificada e otimizada
01 - Equipamento de digitalização de documentos
Hoje em dia existem Scanners de alta performance que digitalizam mais de 100 páginas por minuto. Prontuários, pastas de clientes, documentações ortodônticas, pedidos de laboratórios, impostos e qualquer outro documento pode e deve ser digitalizado.
É preciso que fique claro que boa parte da documentação física ainda precisará ser mantida pois a legislação brasileira obriga que certos documentos sejam mantidos e arquivados por determinado tempo.
Esse tempo varia de documento para documento. Comprovantes de renda, por exemplo, devem ser mantidos por 5 anos. Documentos como prontuários dos pacientes, apesar de algumas controvérsias, geralmente devem ser armazenados por cinco anos e são propriedade do paciente sobre a guarda do cirurgião-dentista.
Entretanto, a digitalização visa sobretudo a eliminação de espaço físico no ambiente do consultório, que muitas vezes é restrito, a agilidade na recuperação de informações e a facilidade ao acesso aos dados dos pacientes por parte do profissional responsável pelo atendimento do paciente. Isso no final das contas significa redução de custos.
Nem sempre, ou quase nunca, os documentos estão prontos para serem digitalizados. Eles geralmente precisam passar por algum processo de tratamento, como a retirada de grampos, a limpeza e higienização, assim como o tratamento lógico e o preparo para a recuperação desses dados via criação de índices lógicos.
Por exemplo, para fichas de pacientes bons índices seriam: CPF, RG e Nome. Se tudo isso lhe parecer muito trabalho você sempre pode recorrer a bureaus de serviços de digitalização que costumam cobrar por documento digitalizado.
A economia de espaço, a agilidade e a eficiência advindas da digitalização da documentação do consultório geralmente pagam com folga o projeto de digitalização.
02 - Utilize soluções de armazenamento de informações na nuvem.
Existem empresas especializadas em fornecer espaço de servidores hospedados na nuvem, ou seja, remotamente, que podem ser acessados por um conexão pela internet.
Eles cuidam da segurança da informação, do backup e integridade dos dados. Além disso, geralmente essas empresas especializadas em fornecer espaço em nuvem fornecem também painéis de acesso aos documentos que foram digitalizados através de índices que foram criados para digitaliza-lós.
Assim, todo o histórico de um paciente pode ser "puxado" no computador via internet fornecendo o seu CPF ou nome no software do painel de administração e as informações são visualizados no próprio computador sem a necessidade de busca, retirada e devolução da pasta / prontuário físico do paciente.
Conclusão
A digitalização da documentação do consultório é uma atividade a princípio trabalhosa, porém de retorno concreto do ponto de vista operacional, administrativo e financeiro.
Ter um consultório com a documentação organizada e acessível na "ponta dos dedos" torna a vida do cirurgião-dentista mais fácil, seu consultório mais ágil liberando seu tempo para dedicar as atividades mais "nobres" de atendimento e satisfação dos seus pacientes.
Se você quer saber mais sobre projeto de digitalização da documentação do seu consultório entre em contato conosco e fale com um especialista.
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