A organização administrativa e funcional de um consultório é fundamental para que o atendimento aos pacientes flua com mais qualidade e, também, para que os custos e despesas para funcionamento do consultório sejam otimizados.
Mas, o que seria afinal organizar um consultório médico? Que atividades devem ser realizadas para organizar um consultório médico? Por onde começar a organização de um consultório médico?
Nós preparamos nesse breve artigo, dicas de gestão de consultórios médicos que vão ajudar vão ajudar no aumento da produtividade e organização da rotina diária do seu consultório. Confira!
01 - Coloque o paciente no foco dos processos do seu consultório médico
Muito se fala em priorizar o clientes, em experiência do paciente, mas na prática, poucos consultórios atuam de forma próativa para, de fato, priorizar as necessidades e interesses dos pacientes.
Isso envolve desde a facilidade e agilidade na comunicação com o consultório, sejam aquelas atividades pré-consulta ou naquelas pós-consulta.
Toda pessoa que vai a uma consulta médica está sobre um estado de tensão. Afinal, não é uma experiência confortável para os pacientes, na maioria das vezes, uma visita a um profissional de medicina.
Há de se considerar o estado mental de ansiedade, dúvida e até medo que um paciente se encontra ao visitar um médico.
Pensar na humanização do atendimento, vai muito além do que acontece dentro do consultório, começando com o atendimento prévio na recepção e mesmo ao telefone.
Prioze a experiência do paciente. Isso envolve vários elementos como a decoração do seu ambiente, os cheiros e aromas, as cores (relaxantes), o atendimento do pessoal de recepção, a pontualidade e o tempo necessário para uma consulta com escuta ativa as necessidades do paciente.
02 - Digitalização de processos de consultórios médicos
Parece um tanto quanto absurdo pensar que um paciente precisa chegar até a sua clínica e preencher toda uma ficha com informações, das quais, muitas sua equipe de recepção já tem.
Isso envolve preencher questionários com alguns dados já previamente preenchidos, como nome e endereço.
Simplifique o processo de "check-in" na clínica utilizando a digitalização de processos. Muitos dos nossos clientes já enviam com dois ou três dias de antecedência por email e WhatsApp um formulário com informações prévias necessárias para a consulta, facilitando e agilizando o atendimento no momento da consulta.
Por outro lado, digitalizar todo o prontuário do paciente e mante-ló seguro em softwares hospedados na nuvem (internet) garante a confidencialidade dos dados e também a recuperação e manuseio das informações por pessoas autorizadas.
03 - Gestão financeira do consultório médico
Talvez você já saiba, mas não custa frisar que um consultório médico é uma pequena empresa.
E como toda empresa ela só vai sobreviver e prosperar se tiver um fluxo constante de clientes.
É muito importante cuidar das finanças do seu consultório médico. Para isso, é preciso que você entenda o mínimo possível sobre custos, depesas, lucro, etc.
São conceitos básicos, mas muitas vezes ignorados pelos médicos. Existe muita confusão entre o que é custo e o que é despesa. A maioria dos médicos tem dúvidas se está cobrando um valor suficiente pelos seus serviços para manter um lucro desejado.
Nossa sugestão é de que você busque uma consultoria especializada em gestão de consultórios médicos para que através de um bom diagnóstico financeiro do seu consultório, você possa organizar suas finanças e manter a saúde financeira do seu consultório em dia.
04 - Padronize processos no seu consultório médico
Processos são conjuntos de atividades que somados entregam algum tipo de resultado para alguém.
Então, se você partir do conceito acima vai entender que um consultório médico é um conjunto de processos bem definidos que visam entregar um serviço de excelência aos seus pacientes, gerando lucro.
Existem processos diversos em um consultório médico:
Processos de marketing;
Processos de captação de pacientes;
Processos de recepção;
Processos de esterelização de equipamentos;
Processos de crédito e cobrança;
Processos de pagamentos de fornecedores;
Processos de atendimento ao pacientes;
Processos de relacionamento com convênios e planos de saúde;
Etc.
Talvez você nunca tenha parado para pensar que mesmo um pequeno consultório tenha tantos processos.
Independentemente da quantidade de processos, a chave para um consultório médico organizado é quão bem definidos, documentados e praticados os processos estão.
Processos tem um grande benefício para consultórios médicos: Eles tornam seu consultório menos dependente de pessoas.
Sabe aquele problema que você tem quando uma secretaria que trabalho há 5 anos na sua clinica pede demissão? Ok, eles não podem ser totalmente eliminados, mas podem ser minimizados ao máximo quando seu consultório tem um manual de processos bem definidos.
05 - Montagem da sua equipe do seu consultório médico
Muita dedicação e tempo se dá para a montagem do consultório. Qual a cor, o tipo de arranjo na recepção e outros detalhes estéticos.
Sem dúvida, cuidar da estética do consultório é muito importante. Mas, será que é dado o mesmo cuidado na seleção da sua equipe.
Seja um colega que vai trabalhar com você atendendo outra especialidade ou a secretaria que vai atender seus clientes, é necessário que exista um bom processo de recrutamento, seleção e treinamento.
Você pode pensar que se trata de um trabalho enorme e que você não tem tempo par isso, mas não é bem assim.
Basta seguir alguns passos simples, como listado a seguir:
Defina o cargo;
Defina as funções do cargo;
Defina o nível educacional e de formação que o cargo requer;
Defina as características comportamentais e sociais que o cargo requer;
Defina o salário e os benefícios oferecidos para o cargo;
Defina todas as regras salariais, tempo de trabalho, etc;
Busque publicar uma vaga com o título do cargo, os requisitos técnicos e pessoais que você detalhou acima em portais ligados a empregos ou grupos de profissionais da sua área em redes sociais;
Selecione de 3 a 5 currículos e faça uma entrevista online com cada um destes candidados.
Selecione 2 que você mais gostou e marque uma entrevista pessoal para confirmar suas impressões iniciais.
Selecione aquele profissional que tem mais haver com a cultura do seu consultório.
Claro, esse processo acima pode dar algum trabalho, mas você também pode optar por contratar uma empresa de seleção e recrutamento de profissionais que vai faaer cerca de 80% do processo acima para você.
Geralmente essas empresas cobram de 1 a 2 salários do profissional contratado para o cargo e refazem o processo uma vez mais caso o funcionário não se encaixe dentro do perfil do seu consultório nos 3 primeiros meses.
A decisão pela melhor forma de trazer novos funcionários e parceiros a bordo é toda sua, mas as consequências de não seguir um processo de recrutamento e seleção geralmente refletem no alto turnover de funcionários, nos gastos recorrentes de tempo e dinheiro para substituir funcionários que não se encaixam na sua cultura de trabalho.
06 - Supervisão e mentoria da equipe do consultório médico
Eu sei, você é médico(a) e não gestor. Mas, de qualquer forma, você precisa supervisionar o serviço realizado pela sua equipe, seja ela uma ou várias pessoas.
É necessário fazer reuniões períodicas com sua equipe, apontar falhas de processos (não de pessoas), ouvir, direcionar e dar orientações sobre como você deseja que um serviço seja realizado no seu consultório médico.
É muito fácil cobrar por resultados se não existe supervisão. Nenhum funcionário vem pronto e é necessário sim, que de tempos em tempos, você assuma a posição de gestor do seu consultório médico e lidere sua equipe.