É função do gestor da clínica organizar as pessoas, recursos físicos e financeiros para que operem na sua capacidade ótima e com isso gerem satisfação nos pacientes e retorno financeiro para a clínica com o menor custo possível.
Infelizmente, esse não é o cenário que encontramos na maioria das vezes que fazemos consultoria de gestão e marketing para dentistas e gestão e marketing para médicos.
De fato, durante nossas consultorias sempre nos deparamos com várias fontes de desperdício, de tempo e de dinheiro.
Abaixo listamos as 5 fontes de desperdício mais comuns que encontramos em clínicas e consultórios. Veja se você não tem um desses ralos na sua clínica e procure elimina-ló o mais rápido possível:
01 - Retrabalho
Nada pior do que ter que fazer um trabalho duas ou mais vezes. Isso acontece com mais frequência do que deveria em clínicas de todos os portes.
São guias de pedidos de exames que tem que ser refeitas porque faltou um código de procedimento, ordens de compras de laboratórios incompletas, mais de uma ida ao banco no mesmo dia por falta de programação só para ficar em um exemplo.
O retrabalho é fruto da falta de padronização de processos e de treinamento dos funcionários.
02 - Trabalho redundante
As vezes encontramos em nossas consultorias equipes inchadas com dois ou até mesmo três profissionais que acabam fazendo a mesma coisa, só que em momentos distintos.
É o caso da clínica que envia confirmação de agenda para seus pacientes por SMS e depois ainda faz a confirmação por telefone. Em alguns casos são duas pessoas distintas fazendo o trabalho redundantes.
03 - Desorganização da documentação
Fichas de pacientes são armazenadas em papel em arquivos totalmente desorganizados tornando difícil a recuperação de informações, a segurança e preservação do histórico do paciente.
A digitalização dos documentos é simples e hoje em dia acessível para consultórios de qualquer tamanho, sendo que existem bureaus de digitalização que podem ser contratados para fazerem toda a digitalização e guarda do documentos da clínica, mantendo-os na "nuvem" facilitando a recuperação online das informações sempre que necessáriio.
04 - Espaço
Nos sabemos que o custo de alocação (aluguel + Condomínio + IPTU + Taxas de incêndio e outras) não deveriam passar de 15% do valor total do seu faturamento bruto.
Mas o que vemos em geral são clínicas com espaço de sobra, mal aproveitadas, "preparadas" para um crescimento que nunca vem.
Revise periodicamente se o seu espaço é adequado para suas atividades. Se não existe possibilidade de redução de custos com alocação, que esta cada vez mais alto, especialmente nas grandes cidades.
5 - Inspeção
Fazer a verificação da qualidade do serviço no final da execução é sempre caro e tendencioso ao erro.
Quando você inspeciona e detecta um erro ele já ocorreu. Existem dois custos ai, o do erro e o da sua correção.
Implante processos de qualidade durante toda a sua atividade desde o atendimento do cliente, até a prestação do serviço propriamente dito, evitando, ou pelo menos minimizando, os erros que são descobertos após a execução.
Isso sem falar que em saúde, um erro de execução pode não ter recuperação.
Conclusão
Muito se fala em captação de clientes, em marketing e publicidade, mas pouco se investe na melhoria dos processos internos que evitam ou diminuem o desperdício de recursos.
Se você procura uma forma de melhorar os resultados da sua clínica e acredita que uma consultoria de gestão e marketing poderia te ajudar, entre em contato conosco e converse com um dos nossos consultores especializados em marketing odontológico e marketing médico.
Sênior Marketing
Marketing para médicos e dentistas