A recepção é a sala de visitas do seu consultório médico.
De fato, a grande maioria das pessoas tem uma percepção de que o tempo passado na recepção é maior do que o tempo dispendido durante a consulta, ainda que isso não seja sempre verdade.
A partir da recepção e de todos os elementos presentes ali como o mobiliário, a limpeza, os equipamentos e o conforto sensorial, um paciente começa a formar a sua expectativa em relação ao nível do serviço que virá a seguir.
Se você concorda que a sua recepção desempenha um papel fundamental para a imagem do seu consultório médico, siga a leitura e veja algumas dicas para organizar a recepção do seu consultório médico.
01 - A sua recepcionista
Nada é mais importante para causar uma boa impressão inicial do seu consultório do que a sua recepcionista.
Seja cuidado, calmo e criterioso no processo de recrutamento, seleção e contratação da sua recepcionista.
Muitas vezes na pressa de colocar uma recepcionista na sua clinica ou consultório, o médico não qualifica corretamente a pessoa que vai ocupara essa importante função.
Comece descrevendo quais são os conhecimentos técnicos que essa pessoa deve possuir, como, por exemplo, domínio do pacote MS Office, mas não se esqueça, principalmente, das características comportamentais dessa pessoa.
Uma recepcionista é uma prestadora de serviços e deve se comportar como tal. Todo o seu foco deve ser para a satisfação dos clientes.
Seja lento na contratação e rápido na demissão. Uma boa recepicionista vai alavancar seu consultório, ao mesmo tempo que um má profissional vai queimar sua imagem com a mesma velocidade!
02 - Conforto, limpeza e organização
A recepção do seu consultório deve ser sempre de acordo com as expectativas e padrões do perfil do seu cliente.
Não adianta muito fazer uma recepção com móveis elegantes e de luxo para um público mais humilde. Isso pode gerar constrangimento e até mesmo afasta-lós do seu consultório.
O contrário também é válido, ou seja, ter um ambiente de recepção muito simplório para um público elitizado pode pesar na sua imagem.
Mas, uma coisa em comum todos os consultórios devem ter: Organziação e profissionalismo.
Parece básico, mas ainda encontramos vários consultórios médicos com pilhas de papel na recepção, recepcionistas falando alto e banheiros sujos.
Isso é inadimissível. Imagine você entrar em um avião e notar que as poltronas estão desgastadas, que a roupa das comissárias de bordo está mal passada, etc. Como você se sentiria em relação à segurança em voar naquela companhia?
Da mesma forma, os pacientes estão sempre de olho em tudo que acontece a sua volta. Cuide com zelo da sua recepção, pois sempre tem alguém reparando em tudo.
03 - Facilite a vida do paciente
Sabe aqueles longos cadastros que os pacientes precisam preencher quando vão até a clinica? Tente, dentro do possível antecipar o preenchimento desses formulários com informações que você já tenha sobre o paciente diminuindo o tempo necessário para preenchimento.
As pessoas tem pouco tempo nos dias atuais. Todos são muito ocupados. Facilite o acesso à internet, faça convênios com estacionamentos próximos do seu consultório e permita que os pacientes estacionem seus veículos lá.
Organize o fluxo na sua recepção para que o paciente perceba que você busca atender suas demandas de forma prática e que valoriza o seu tempo.
Conclusão
A recepção é o cartão de visitas da sua clinica. Contam para a sua imagem tudo que está inserido nesse ambiente: As pessoas, o mobiliário, a acustica, a sensação térmica, etc, etc.
Cuide da sua recepção, torne a visita ao médico uma experiência menos traumática e aumente a fidelização dos pacientes.
Se quiser saber mais dicas sobre como organizar seu consultório médico acompanhe as notícias aqui no nosso blog.
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