Saiba como escolher e o que cobrar do seu contador para evitar problemas com o fisco e manter sua clínica em dia
A contabilidade é uma das bases mais importantes para o sucesso financeiro e operacional de clínicas médicas e odontológicas. Muitos profissionais de saúde enfrentam dificuldades por não compreenderem as obrigações fiscais e dependerem inteiramente de seus contadores. Este guia busca esclarecer os principais pontos que você, médico ou dentista, deve cobrar do seu contador para evitar dores de cabeça fiscais e garantir uma gestão financeira eficiente.
1. Entendendo o Papel do Contador em Clínicas Médicas e Odontológicas
O contador é o profissional responsável por cuidar da saúde fiscal e contábil do seu negócio. Além de realizar as tarefas obrigatórias, ele deve atuar como um consultor, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
Exemplo prático:Se a sua clínica começa a oferecer novos serviços, como procedimentos estéticos, o contador deve orientar sobre a melhor forma de tributação e a necessidade de emitir notas fiscais específicas para cada atividade.
O que cobrar:
Regularidade na entrega das obrigações fiscais.
Atualização sobre mudanças nas legislações tributárias aplicáveis ao setor.
Transparência nos relatórios contábeis.
2. Escolha do Regime Tributário: Fundamental para Reduzir Impostos
O regime tributário escolhido impacta diretamente o quanto você pagará em impostos. Para médicos e dentistas, as opções mais comuns são:
Simples Nacional: Ideal para clínicas com faturamento de até R$ 4,8 milhões anuais, oferece alíquotas reduzidas e simplificação na apuração de impostos.
Lucro Presumido: Indicado para clínicas que têm margens de lucro estáveis e faturamento superior ao limite do Simples Nacional.
Lucro Real: Recomendado para clínicas com despesas dedutíveis significativas, como aluguel de alto valor ou investimentos em tecnologia.
O que cobrar:
Simulação de cenários para escolher o regime tributário mais vantajoso.
Reavaliação periódica do regime, especialmente em casos de crescimento ou alteração na prestação de serviços.
3. Emissão de Notas Fiscais: Regularize Cada Serviço Prestado
A emissão correta de notas fiscais é essencial para evitar problemas com o fisco. Seu contador deve orientá-lo sobre:
Tipos de nota fiscal: Serviços médicos e odontológicos devem ser registrados como "Serviços de Saúde," e algumas prefeituras exigem detalhamento do procedimento.
Impostos incidentes: ISS (Imposto sobre Serviços) é o tributo principal nesse segmento e varia entre 2% e 5% dependendo do município.
Exemplo prático: Se uma clínica odontológica realiza um procedimento estético, como clareamento dental, e não emite a nota fiscal correta, pode ser autuada por subdeclaração de serviços.
O que cobrar:
Treinamento para a equipe administrativa sobre emissão de notas.
Auditorias periódicas para garantir que todas as receitas estão sendo registradas.
4. Controle de Despesas e Fluxo de Caixa
Um bom contador ajuda a organizar e interpretar os dados financeiros da clínica. Isso inclui:
Registro de todas as despesas fixas e variáveis.
Identificação de custos que podem ser deduzidos, como aluguel e equipamentos.
Criação de um fluxo de caixa detalhado.
O que cobrar:
Relatórios mensais com análise detalhada das despesas e receitas.
Sugestões de ajustes para melhorar a margem de lucro.
5. Folha de Pagamento e Encargos Trabalhistas
Se a sua clínica tem funcionários, a gestão da folha de pagamento deve ser precisa para evitar passivos trabalhistas.
O que cobrar:
Cálculo correto de salários, horas extras e benefícios.
Pagamento de encargos como FGTS, INSS e IRRF dentro do prazo.
Regularidade no envio do eSocial.
Exemplo prático:Uma clínica odontológica que atrasa o pagamento do FGTS pode enfrentar multas altas e dificuldades legais com os colaboradores.
6. Regularidade nas Obrigações Acessórias
Além do pagamento de impostos, é necessário enviar uma série de declarações fiscais e trabalhistas, como:
DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
SPED: Sistema Público de Escrituração Digital.
O que cobrar:
Cronograma de entrega das obrigações acessórias.
Proatividade para corrigir erros ou inconsistências nas declarações.
7. Planejamento Tributário: Reduza Custos de Forma Legal
O planejamento tributário permite minimizar os impostos pagos sem infringir a lei. Seu contador deve sugerir estratégias, como:
Aproveitamento de deduções fiscais.
Despesas operacionais alinhadas à receita.
Divisão de lucros para sócios.
Exemplo prático:Um médico pode reduzir sua carga tributária ao registrar despesas com cursos de especialização como dedutíveis no Imposto de Renda.
Conclusão
Um contador eficiente vai além de registrar números; ele é um parceiro estratégico para o crescimento do seu negócio. Como médico ou dentista, é fundamental entender as responsabilidades do contador e cobrar relatórios claros, análises completas e suporte contínuo para manter sua clínica em dia com o fisco e otimizar os resultados financeiros.
Seja proativo! Escolha um contador que entenda as nuances do setor da saúde e trabalhe ao seu lado para o sucesso do seu empreendimento.
Para mais informações sobre nosso trabalho e como podemos ajudar sua clínica ou consultório, entre em contato!
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