Todos nós sabemos que gerenciar a agenda de uma clinica de forma eficiente é um trabalho custoso, porém fundamental.
Seja uma clinica médica, odontológica ou de fisioterapia, ter o controle nas mãos do fluxo de pacientes agendados é muito díficil pois diversas intercorrências podem acontecer, independentemente da vontade dos envolvidos (pacientes, profissionais de saúde, etc).
É preciso que se diga que não existe nenhuma técnica que garanta 100% de comparecimento dos pacientes o tempo todo. Seja por uma mudança de prioridade na vida do paciente, seja por um motivo de força maior como uma doença ou mesmo por fatores como uma chuva em abundância as faltas são inevitavéis.
Isso posto, é fundamental adotar uma gestão ativa e efetiva de controle de agendas minimizando as faltas as consultas agendadas pelos pacientes.
Nesse artigo vamos ensinar 3 passos para sua clinica minimizar e reduzir as faltas as consultas agendadas pelos pacientes.
Como reduzir as faltas de pacientes as consultas agendadas
01 - Cobre atencipado pela consulta
Nos sabemos que em áreas como odontologia e fisioterapia a cobrança da consulta tem se tornado cada vez mais díficil.
É um problema estrutural do setor que não educou corretamente o paciente para entender que o tempo de avaliação inicial dedicado a um paciente um preço.
Isso torna difícil aplicar a prática de cobrar atencipadamente. Porém, existe uma questão de posicionamento de mercado aqui.
Aquelas clinicas que cobram consulta mandam um recado direto ao mercado de que elas sabem do valor dos seus serviços. É fato que 90% dos potenciais pacientes vão questionar a cobrança da consulta, porém, se serve de consolo, é fato também que desses 90% que reclamam da cobrança da consulta, cerca de 85% nunca pagariam pelo seu tratamento.
Afinal, qual a chance de um paciente que não quer pagar R$ 300,00 por uma consulta contratar um tratamento de 30k? Diriamos pela nossa experiência de consultoria para profissionais de saúde que a probabilidade chega perto de 0%.
Então, considere com cuidado o seu mercado, a sua realidade, o perfil dos seus concorrentes, e em especial, a posição que você deseja ocupar na mente dos seus pacientes.
Quando você não cobra pelo seu conhecimento automaticamente gera no seu cliente uma percepção de baixo valor agregado. Afinal, algo que está disponível sem preço provavelmente tem pouco valor...
Uma vez que você decida que a atitude de cobrar pela consulta é viável no seu caso, mande um link do Paypal, uma solicitação de um PIX antecipado com o intuito de garantir a reserva de horário pelo paciente.
Você pode agregar outras regras a política de pagamento atencipado com permitir o pagamento de um valor de entrada, digamos de 50% do valor da consulta total e garantir até duas remarcações.
Se você quer diminuir o indice de desistências de consultas passe uma imagem profissional. E nada é mais profissional do que cobrar o preço justo pelo o que você faz.
02 - Permita Check-in atencipado da consulta
Você já fez reserva em um hotel e um ou dois dias antes recebeu um formulário por email ou WhatsApp pré-preenchido com seus dados solicitando a confirmação da presença no dia da sua chegada?
Pois é, esse sistema é largamente utilizado por clinicas médicas e odontológicas na Europa.
Você pode usar um formulário do Google Forms ou buscar na internet por sistemas automatizados de check-in antecipado.
Inclusive essa técnica associada a cobrança antecipada aumenta em até 50% as chances do paciente comparecer a consulta marcada.
03 - Tenha uma régua de confirmação de consultas
Faz pouco sentido marcar uma consulta para daqui 30 dias com o paciente e esperar o dia da véspera da consulta para mandar o famoso e ineficiente script de confirmação de consulta.
O melhor a se fazer é criar uma régua de confirmação de consultas, que envolve agregação de valor.
Essa régua de confirmação de consulta deve combinar diversas ferramentas e conteúdos de forma a fixar a importância e o compromisso da consulta na mente do paciente que tem uma agenda confirmada na sua clinica.
Essa régua poderia envolver:
Uma mensagem automática de confirmação da consulta logo após a marcação da mesma pelo paciente.
3 dias antes da consulta enviar um conteúdo como uma vídeo curto enviado pelo dentista com dicas do que o paciente deve fazer / levar para a consulta.
1 dia antes da consulta o envio do formulário de pré check-in da consulta e o link para pagamento de parte ou do total da consulta.
Essa régua de cobrança pode ser simples como a lista acima ou envolver vários outros pontos de contato com o paciente.
A regra aqui é a seguinte: Se você não se manter na mente do seu paciente ele vai encontrar outras formas de ocupar o tempo que deveria estar reservado para você. Não deixe isso acontecer! Crie uma régua de cadência de confirmação de consutlas e veja o índice de faltas as consultas diminuir gradativamente.
Conclusão
Não é possível garantir que 100% das pessoas agendadas compareçam as consultas, mas é necessário estabelecer um processo ou protocolo que minimize ao máximo essas faltas.
Concientize a você e a equipe da sua clinica que a falta de um paciente não é um problema somente de agenda, mas sobretudo um problema de caixa. Se o paciente falta o caixa "sangra" pela falta da receita prevista.
Se você precisa os processos gerenciais e de captação de pacientes da sua clinica, entre em contato e converse com um consultor de gestão em saúde do time Senior Consulting!
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