A organização de uma clínica odontológica vai muito além de eliminar papéis e de reduzir custos.
Organizar uma clínica signfica criar sistemas, processos e procedimentos para as diferentes partes do negócio.
Abaixo listamos algumas das melhores práticas de organização de clínicas odontológicas. Comece devagar e vá implementando as melhorias consistemente até perceber os resultados.
Como organizar uma clínica odontológica - passo a passo
01 - Digitalize sua documentação
A quantidade de papel gerado nas operações de clinicas odontológicas é enorme. O arquivo em papel gera desorganziação e dificuldade de recuperar documentos rapidamente.
Em primeiro lugar, faça uma lista com todos os tipos de papéis existentes na sua clínica. Veja os documentos que circulam como pastas de documentação de pacientes, fichas de cadastro, exames, etc.
Dê um passo a frente da sua concorrência e comece a digitalizar sua documentação interna. Comece devagar com os seguintes itens:
Recibos.
Gere e armazene faturas online.
Invista em treinamentos à distância para sua equipe de retaguarda.
Utilize sistemas de backup de arquivos digitais na nuvem com o Google Drive ou o Microsoft Onedrive.
Em uma segunda fase, já mais avançadas, contrate uma empresa especializada em digitalização de documentos para transportarem para o meio digital toda a documentação e histórico de exames de pacientes.
Essas empresas dispõe de poderosos scanners que conseguem digitalizar milhares de documentos por dia.
Além disso, uma vez no meio digital, existem sistemas que permitem recuperar rapidamente uma ficha de um paciente e todo o seu histórico na clinica, incluindo os seus exames radiológicos através de vários índices de busca como o nome, CPF ou identidade do paciente.
O ganho com a digitalização é enome. Você vai precisar de menos espaço para armazenar o seu arquivo e de menos pessoas para organizar e recuperar as informações.
Uma economia de custos e aumento de eficiência da sua clínica odontológica que vai refletir na melhora do serviço prestado ao paciente e aumento da lucratividade da clínica.
02 - Implemente ferramentas de produtividade
Pessoalmente todos nós utilizamos aplicativos que facilitam a nossa vida. Existem também diversos aplicativos e softwares que facilitam e agilizam as operações rotineras de uma clínica odontológica.
Entre as ferramentas que otimizam a produtividade da sua clínica odontológica, considere as seguintes:
Software de gestão de contratos
Você sabe, para evitar problemas futuros, ter um bom contrato com o seu paciente assinado antes de iniciar o tratamento é fundamental.
Existem diversos softwares de gerenciamento de contratos na internet que permitem criar modelos de contratos dos seus principais tratamentos, com campos para alterar onde é necessário.
Existem softwares ainda armazenam todos os contratos na nuvem, e podem ser assinados digitalmente por um cliente enviando um link por e-mail ou WhatsApp.
Softwares para reuniões onlin
Organizar e fazer reuniões é uma das tarefas mais importantes de todo gestor de clínica odontológica.
Hoje em dia, é fácil encontrar softwares de reuniões online, com versões grátis e também pagas que permitem unir equipes remotas ou times que trabalham em diversas unidades espalhadas geograficamente.
Sem dúvida, úm recurso muito útil para agilizar e baretar o custo de reuniões, evitando deslocamentos e perda de tempo.
Sofwares de gestão de email
Não cabe mais uma clínica profissional ter emails hospedados em servidores gratuitos como o Gmail ou Hotmail.
Para profissionalizar e organizar sua clínica tenha uma email como: contato@nomedasuaclinica.com.br
Além de passar maior credibilidade e profissionalismo, depender de emails de terceiros gratuitos pode ser bastante perigoso, pois não há uma garantia de que os seus dados estão seguros e backups são realizados periodicamente.
03 - Crie check-lists para todas as atividades da clínica
Você sabe o que check-lists? Provavelmente você já viu em aeroportos, padarias e farmácias, aqueles papéis pregados na parede com um sequência de instruções para preparar um sanduíche, ou ate mesmo qual a data da próxima limpeza do banheiro.
Check-lists são listas de tarefas agrupadas e sequenciais que visam entregar um produto ou serviço para alguém. Pode ser uma sequência de atividades de atendimento e marcação de consultas, ou mesmo o check-list das atividades pré e pós-operatória de uma cirurgia.
A verdade é uma clínica é uma coleção de processos e estes, por sua vez, podem e devem ser representados por procedimentos operacionais padrão (POPs) que podem estar em formato de check-lists.
Algumas vantagens de implantar check-lists na sua clínica:
Diminui a dependência de pessoas;
Organiza o fluxo de trabalho;
Garante que uma atividade foi realizada;
Antecipa problemas potenciais;
Reduz custos de operação diminuindo os erros e refação de trabalho;
Aumentar a lucratividade da clínica fazendo certo da primeira vez;
04 - Organize seu processo de contratação de funcionários
Você precisa descrever muito bem quais os cargos que existem na sua clínica e o perfil do profissional que deve ocupar aquele cargo.
Separe o perfil do cargo em atividades técnicas ligadas à função, como conhecer uma técnica cirurgica, dominar certo software das atividades ligadas a competência emocial e comportamental do ocupante do cargo.
Não contrate parentes e indicações de amigos sem fazer uma boa entrevista avaliando critérios objetivos para o cargo em aberto.
Contratar custa caro e demora, assim como demitir também gera um custo alto para a empresa.
Ter um processo seletivo baseado no perfil da pessoa que deve ocupar o cargo vai te poupar muito trabalho e dor de cabeça.
Conclusão
Ness artigo você viu como organizar sua clínca odontológica passo a passo. Você não precisa fazer tudo de uma única vez. Comece com os processos ou áreas mais problemáticas na sua clínica e vá melhorando aos poucos.
Ao final deste trabalho você vai ter uma clínica muito mais organizada, enxuta e lucrativa.
Precisa de ajudar para organizar sua clínica odontológica? Então ligue para a gente e converse com um especialista em gestão de clínicas odontológicas da Senior Consulting!
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