Uma empresa organizada é mais produtiva, lucrativa e seus pacientes tendem a ficarem mais satisfeitos com os serviços prestados, se fidelizarem e até fazerem uma boa propaganda da clinica.
Como é a organização da sua clinica? Você tem processos. protocolos e scripts bem definidos?
Cada pessoa tem o seu contrato de trabalho e está adequada à função que realiza?
Na sua clinica todo mundo está olhando para o mesmo lugar ou estão batendo cabeça?
Nesse artigo vamos te ensinar a como organizar sua clinica odontológica para que ela possa crescer, prosperar, tornar os pacientes atuais mais felizes com seus serviços, eliminar desperdícios e sempre avançar como um negócio de verdade.
Como organizar uma clinica odontológica
01 - Comece controlando a papelada
Muitas clinicas ainda vivem na era do papel impresso, apesar de estarmos na era digital.
Pastas de documentos, guias de pedidos, receitas, contratos e uma infinidade de documentos são gerados durante um mês de atendimento em uma clinica de pequeno ou médio porte.
Alguns passos simples para começar a reduzir a quantidade de papel circulando na sua clinica:
Digitalize seus documentos;
Utilize serviços de cobrança e pagamento de plataformas online;
Invista em treinamento online para sua equipe;
Contrate um serviço de armazenamento de dados na "nuvem" para sua clinica.
Existem empresas que digitalizam milhares de documentos em semanas. Logicamente você precisa manter cópias dos documentos de acordo com a temporalidade indicada pelo governo e pelo CFO.
Mas, a manipulação dos documentos fica muito facilitada quando se está em meio digital.
Além disso, procure saber com seu contador quais documentos podem ser assinados e mantidos eletronicamente liberando espaço e tempo para manipualação de cópias em papel.
02 - Aposte em ferramentas de produtividade
Uma empresa pode se valer de sofwares online que liberarm o gestor e a equipe de armazenar arquivos em formato offline.
São exemplos de ferramentas online que sua clinica pode adotar para organizar os seus processos:
01 - Software online de gestão da clinica, controlando agenda, pagamentos e recebimentos;
02 - Software online de assinaturas de contratos dos pacientes;
03 - Emissor de notas fiscais integrado com o portal da sua prefeitura;
04 - CRM - Um software online que permite controlar a gestão da sua carteira de leads e prospectos.
05 - Adote um software de reuniões online como o Zoom ou Google Meets para evitar deslocamentos de funcionários e custos associados.
Seja qual for a necessidade de organização da sua clinica, você encontrará sempre um bom software online para suprir suas necessidades, dar mais previsibilidade e controle aos seus processos.
03 - Organize seu fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a ferramenta de controle gerencial mais importante para uma clinica odontológica.
Com o fluxo de caixa sua clinica passa a ter controle dos recebimentos dos pacientes, dos pagamentos a fornecedores e funcionários, assim como a movimentação de dinheiro entre contas da clinica e da pessoa física do seus sócios.
Comece criando um plano de contas simples de receitas, despesas e investimentos para a sua clinica.
Separe as contas acima em subcontas, como por exemplo: Receitas -> Tratamentos -> Ortodontia.
Pronto, agora você precisa fazer a alimentação diária do seu fluxo de caixa sempre registrando todas as movimentações nas devidas contas de receitas, despesas e investimentos.
Após um controle bem feito é hora de gerenciar o seu caixa. Isso envolve analisar o fluxo de caixa, fazer projeções futuras de caixa e estabelecer indicadores de desempenho financeiro para sua clinica.
04 - Crie protocolos e treine os funcionários
Protocolos são a alma de uma clinica bem organizada. Os protocolos são conjuntos de instruções sobre como fazer determinado conjunto de atividades na sua clinica.
Por exemplo, você pode estabelecer um protocolo de atendimento ao cliente que define claramente como deve ser o comportamento da sua recepicionista ao telefone, na chegada do paciente à clinica, na soliciação de documentos, na marcação de consultas, no agendemento de retornos e tudo o mais que envolva a experiência do paciente na clinica.
Uma vez estabelecido o protocolo é hora de institui-ló na clinica, convocando as pessoas que vão realizar o protocolo, dando orientações, treinamento e supervisão.
Uma clinica com processos e protocolos bem definidos é uma clinica organizada. E a organização é chave para ter um futuro melhor no seu negócio.
Se você quer mais dicas sobre como organizar sua clinica odontológica, entre em contato e converse com um de nossos especialistas em gestão para odontologia.
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