Administrar uma empresa da área de saúde não é uma tarefa simples. São vários detalhes e nuances específicas que um negócio de medicina possui que o diferenciam de um comércio ou mesmo de outro prestador de serviços.
São regulamentos do conselho, regras de vigilânica sanitária, leis muncipais e estaduais específicas para a área de saúde que precisam ser observadas.
Além disso, o modelo de contratação da principal mão de obra de uma clínica, a dos médicos, costuma seguir uma linha diferente das empresas do varejo que geralmente contratam seus profissionais pela CLT.
Administra bem e planejar as ações da rotina da clinica, organizar as funções, os cargos e as responsabilidades fazem parte do escopo do trabalho de um gestor de uma clinica médica.
Coloque o cliente no centro
Muitas empresas citam que o cliente é sua principal referência, mas poucas agem de fato colocando o cliente no centro.
Uma clinica médica depende de pacientes satisfeitos para continuar recebendo novos pacintes, seja por indicação ou mesmo através de depoimentos e provas sociais nas principais redes sociais.
Entenda que levam anos para se construir uma reputação, mas gasta-se muito pouco tempo para destrui-lá. Basta um atendimento equivocado e rapidamente as notícias se espalham.
Isso não deve ser um impedimento para sua clinica, mas uma motivação para que você como gestor da sua clinica esteja sempre buscando formas de melhorar os seus serviços e a experiência do seu paciente em sua clinica.
Foque nos processos
Muitas clinicas médicas ainda dependem de algumas pessoas específicas, seja um médico muito talentoso ou aquela recepcionista super simpatica.
Claro que no final do dia as pessoas fazem muita diferença. Afinal, uma clínica médica é formada por pessoas que atendem dores e problemas de outras pessoas.
Mas, você não pode ficar refém, como gestor da sua clínica, de um ou outro profissional.
Para minimizar a dependência de pessoas específicas, é preciso investir em processos, protocolos e scripts.
Faça uma mapeamento dos processos rotineiros da sua clínica, documente-os, treine as pessoas e supervisione para que todos sigam os mesmos processos.
São exemplos de processos que podem (devem) ser padronizados através de protocolos e scripts: Abertura e fechamento da clínca, assinatura de contrato com clientes. reserva de salas, agendamento e reagendamento de pacientes, cobrança, esterilização de equipamentos, expurgo de materiais, manutenção preventiva de equipamentos, contratação de pessoal e muitos, muitos outros.
Se você tem uma clinica e pretende escalar sua operação seja aumentando o número de consultórios ou mesmo inaugurando outras unidades, precisará fatalmente investir em um bom processo de modelagem de processos.
Planejamento estratégico da clínica
Nós recomendamos aos nossos clientes que ao final de cada ano façam um planejamento estratégico para o ano seguinte.
Ou seja, você pode começar cada ano com um plano de metas claras do que pretende atingir em 3, 6 e 12 meses.
A partir das suas metas é possível criar um desdobramento delas em indicadores de performance que nada mais são do que formas de avaliar se sua clínica esta atingindo as metas planejadas.
Suas metas devem ter datas e números nela, senão serão apenas sonhos. Por exempo, sua meta pode ser de faturar 1 milhão de reais nos próximos 12 meses.
Você pode pegar essa meta e fatia-lá em trimestres. Assim você poderá acompanhar em ciclos menores o quanto você está perto ou distante da sua meta.
Lembre-se que o planejamento estratégico não é um documento estático. Ele é uma especie de template que dá direção as suas ações ao longo de um período de tempo. Portanto, para refletir a realidade ele precisa ser revisado atualizado permantemente.
Sua equipe precisa estar alinhada com suas metas
Se você quer se tornar uma referência no seu mercado, se deseja ter uma clinica médica lucrativa, ou qualquer outro objetivo vai precisar ter um time muito bem alnhado.
A gestão de clincias médicas exige que pessoas da sua equipe estejam alinhadas com a cultura da sua clinica e com as suas metas.
Achamos até engraçado quando empresas contratam "gurus" da internet para aplicar teorias como "o padrão de atendimento Disney" para suas clinicas.
Todo conhecimento é válido mas ele precisa estar alinhado com o nível da sau equipe. Não adianta nada falar de padrão de atendimento Disney para a "Dirce" que trabalha na faxina da clínica, acorda as 04 horas da manhã e pega 6 conduções por dia para ir e voltar do trabalho. Seja realista!
Toda boa equipe começa com um processo de seleção de funcionários bem feito, alnhando as necessidades do cargo ao perfil adequado de funcionário.
Além disso é preciso fazer um processo de inclusão de todo novo funcionário denttro da cultura da sua clínica.
Lembre-se: Toda equipe é um espelho do seu líder. Que tipo de exemplo você passa para a sua equipe?
Marketing médico não é uma questão de escolha
Se até 20 anos atrás era possível lotar uma agenda somente com pacientes que vinham de indicação, hoje isso se torna muito díficil.
Em um oceano vermelho lotado de profissionais que aparentemente fazem o mesmo trabalho como se destacar? A resposta: Fazendo marketing médico.
A contrário do que muitos médicos ainda pensam, fazer marketing não é fazer autopromoção ou tentar enganar os seus pacientes empurrando procedimentos e tratamentos dos quais eles não precisam.
Não tem nada a ver com isso. Marketing na medicina tem a função de entender e atender necessidades e desejos específicos de um público-alvo (pacientes) de forma a gerar uma relação benefíca para ambas as partes (paciente e clínica).
Marketing é um processo de troca. As pessoas tem uma necessidade que você resolve, portanto trocam seu dinheiro pelo seu trabalho.
Mas fique atento! Existem muitas regras a respeito do marketing na medicina que geralmente não se aplicam a outros segmentos.
Entender essas diferenças e fazer um marketing médico ético pode ser muito proveitoso para sua clínica.
Afinal, o melhor marketing na medicina que existe é aquele que atrair, converte e fideliza pacientes que tem uma necessidade ou desejo que você resolve de forma melhor ou mais interessante para o seu paciente.
Acompanhe o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o pulmão de qualquer empresa. Não adianta nada ter pacientes muitos satisfeitos e que elogiam sua clinica se ela não é lucrativa.
A melhor ferramenta para acompanhar de forma simples o desenvolvimento financeiro da sua clínica é através da gestão do fluxo de caixa.
Toda empresa existe para dar lucro. É o lucro que permite que uma empresa preste um excelente serviço, que invista em reciclagem, que compre novos equipamentos, que ofereça boas condições de serviço para os seus funcionários, etc.
Toda clínica médica lucrativa precisa controlar o seu fluxo de caixa. Como é a gestão do caixa na sua clínica? Você consegue saber a saúde da sua empresa olhando parao o seu caixa?
Conclusão
Nós sabemos que não faz parte do médico tradiconal temas como vendas, marketing e gestão.
Mas entenda, cada vez mais as clínicas que prosperam são aquelas que investem em uma gestão profissional.
Se você quer saber mais sobre gestão de clínicas médicas acompanhe nosso blog. Se deseja uma consultoria médica personalizada, entre em contato e fale com um de nossos especialistas!
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