Uma clínica médica é formada sobretudo de pessoas que devem se conhecer e trabalhar em conjunto para entregar um serviço de qualidade aos seus pacientes.
Saber como aplicar a comunicação efetiva entre os membros da equipe é fundamental para o desenvolvimento de uma empresa do setor de saúde.
A comunicação efetiva entre os membros de uma equipe médica torna o ambiente mais agradável e produtivo, além de favorecer a retenção de talentos.
Compartilhar informações importantes é uma forma de manter a equipe integrada, na mesma página, com os mesmos objetivos e com uma visão mais ampla da missão da clínica.
Mas como melhorar a comunicação das equipes de clínicas médicas? Abaixo listamos algumas boas práticas que podem ajudar neste objetivo. Acompanhe!
Como melhorar a comunicação com a equipe em clínicas médicas
01 - Defina um canal oficila de comunicação na sua clínica
Um problema comum de falhas de comunicação em clínicas médicas é a indefinição de qual o canal oficial de comunicação da empresa com seus colaboradores.
Se a sua clínica tem 5 ou menos profissionais talvez este tópico não seja tão relevante, mas se a sua equipe começa a crescer, vai ser necessário um maior pofissionalismo na gestão da comunicação com a equipe.
Quando a empresa através do seu gestor não define um canal oficial de comunicação, como por exemplo, uma intranet, ou mesmo circulares internas, a comunicação sofre com vários ruídos.
A famosa "rádio peão", ou seja, aquela comunicação truncada entre os membros da equipe acontece extamente por falta de uma maior formalismo na troca de informações.
Fofocas, intrigas e desconfianças surgem em ambiente onde a comunicação não é centralizada, clara e eficiente.
02 - Tenha um calendário de reuniões agendadas na clínica
Presos a rotina do dia a dia muitos gestores de clínicas médicas dão pouca atenção a conversa cara a cara com a equipe.
Nós sabemos que em uma clínica médica todos são muito ocupados. Mas, como tudo na vida, tudo é questão de prioridade.
Você pode ter um canal oficial de comunicação, mas é fundamental ter momentos ao longo do mês para se reunir com sua equipe, seja aquela formada pelo pessoal administrativo, seja a formada pela equipe médica e de enfermagem para conversarem sobre assuntos relevantes para a clínica.
Toda reunião deve ser agendada com antecedência para que todos possam se preparar e reservar tempo para ela, ter uma pauta clara e um objetivo definido.
Reuniões não são para "lavar roupa suja" ou para bater papo. Não, uma boa reunião é aquela em que um tema sensível a muitas pessoas possa ser tratado dentro de uma perspectiva de solução de problemas.
Por exemplo, pode ser que sua equipe de recepção receba muitas reclamações de falta de pontualidade no atendimento. Logicamente, eles precisam relatar esse problema ao gestor da clínica que fatalmente terá que envolver os profissionais que fazem o atendimento.
Numa reunião como essa, o problema (pontualidade) já está definido, as causas identificadas e a tratativa na reunião deve ser orientada para a solução da raiz do problema.
Enfim, equipes precisam conversar entre sí para que o processo de comunicação na clínica se torne melhor e resolva pendências antes que elas se transformem em problemas de verdade.
03 - Cargos, funções e processos bem definidos dentro da clínica
A comunicação passa a ser mais efetiva no momento que todo mundo que trabalha na clínica entende o seu papel dentro de um processo de trabalho.
Assim sendo, desde a pessoa responsável pela faxina até o doutor mais graduado da clínica precisa estar consciente do seu papel, da sua função e dos processos operacionais que deve seguir.
Uma clínica sem processos fica a mercê da boa vontade e capacidade individual das pessoas.
Não deve ser assim. Toda empresa ter controle de processos e não de pessoas. Processos é que controlam as pessoas.
Investir em um bom manual operacional da clínica com a listagem de todos protocolos e check-lists que devem ser realizados diariamente é uma excelente forma de profissionalizar sua clínica e consequentemente, melhorar a comunicação dentro da clínica e entre equipes.
04 - Utilize as ferramentas certas de comunicação na sua clínica
Quando se trata de comunicação é fato que a internet e a tecnologia da informação tornaram a comunicação entre pessoas e departamentos muito mais fluida.
Mas isso não quer dizer necessariamente uma coisa boa. Dentro da nossa consultoria de gestão para clínicas médicas, encontramos vários exemplos do uso errado de ferramentas de comunicação.
É o caso, por exemplo, de clínicas que discutem assuntos em grupos de WhatsApp onde circulam dados sensíveis de pacientes, como exames e diagnósticos.
É claro que devemos usar a internet a favor da melhoria do processo de comunicação de uma clínica, mas existem ferramentas profissionais para isso.
Deixe o Instagram, WhatsApp e Telegram para conversas com amigos e familiares. Na sua clínica utilize ferramentas mais "profissionais" como servidores de e-mail e intranets para troca, armazenamento e recuperação de informações.
05 - Não engesse a comunicação na clínica, mas fuja da informalidade
A famosa "reunião de corredor" é uma praga que contamina todo tipo de ambiente coporativo, não sendo diferente em clínicas médicas.
Aquele encontrol causal entre um colaborador e um decisor no corredor, seguido do famoso "preciso falar com você um minutinho" precisa ser eliminado totalmente de clínicas médicas que querem profissionalizar sua gestão e comunicação.
Conclusão
A comunicação dentro de clínicas médicas é um dos principais processos de gestão empresarial que vão definir o sucesso ou não do negócio.
Leve a sério a comunicação na sua clínica, invista tempo, supervisão e mentoria na criação de rotinas e procedimentos de comunicação que levaram sua clínica para outro patamar.
Precisa de ajuda para melhor a comunicação na sua clínica médica? Entre em contato e fale com um de nossos especialistas!
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