Muita gente tem aversão a palavra reunião. Muito desse desgosto vem do mal uso do tempo dedicado a reuniões.
Mas, todos os gestores de clínicas precisam realizar reuniões com seus funcionários. Afinal de contas, através de reuniões períodicas e bem conduzidas muitas informações importantes chegam até os gestores e sócios das clinicas.
Porque reuniões com funcionários da clínica são importantes?
Dentistas e médicos, em especial, tem certas restrições quanto à realização de reuniões com suas equipes de atendimento.
Muitos acreditam que o tempo dedicado à uma reunião poderia ser melhor aproveitado trabalhando diretamente na operação do negócio.
Entretanto, existem vários motivos que um gestor de uma clínica deveria levar em conta quando se trata de conduzir reuniões com seus funcionários, Vamos listar alguns motivos básicos:
Nas reuniões sempre surgem informações sobre o seu negócio que o dono por estar envolvido em outras atividades não percebe.
Funcionários que tem espaço para se manifestar sentem-se valorizados e passar nutrir um espírito de pertencimento.
Nas reuniões são definidas as metas e as obrigações de cada funcionário / setor.
Diminui o ruído da comunicação, uma vez que todos os envolvidos estão no mesmo local e na mesma hora com a possiblidade de exporem seus pontos de vista e dificuldades que vem enfrentando para realizarem seu trabalho.
As reuniões são o local e o momento perfeito para alinhar expectativas, estabelecer parâmetros e rever condutas.
Como fazer reuniões produtivas na sua clínica
Se você já está convencido da importância de dedicar um tempo extra para fazer reuniões com seu time, passamos a seguir alguns pontos chave para você observar e ter boas e produtivas reuniões:
Bloquei um horário na sua agenda e de todos os funcionários com antecedência. O ideal é manter um horário fixo.
Comunique amplamente e com antecedência o dia e hora da reunião, mesmo que seja recorrente.
Coloque na reunião somente quem deve participar dela. Se a pauta tratada não afetar direta ou indiretamente uma ou mais pessoas não gaste o tempo delas.
Tenha uma pauta clara para sua reunião. O que vai ser tratado.
Defina quem vai ser o redator da ata da reunião. Toda reunião precisa ter ata. Hoje em dia, com a facilidade de recursos tecnológicos vale a pena gravar sua reunião. Ela poderá ser revista por qualquer interessado e dirimir dúvidas e acordos.
Foque sua reunião em resolução de problemas e não na passagem de problemas de um para o outro. Informe a todos que quando identificarem um problema real ou potencial que busque apresentar na reunião, ao menos uma proposta de solução.
Resolução de pendências de reuniões anteriores devem ser priorizadas logo no começo da reunião.
Conclusão
Veja, cada pessoa que trabalha na sua clínica tem uma visão única e diferenciada do seu negócio.
Busque ouvir as pessoas do seu time, mas faça com que elas se comprometam a serem "sujeitos ativos" da solução dos problemas e das melhorias que sua clínica pode apresentar.
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