Você está pensando em contratar uma secretária para sua clínica e está na dúvida sobre qual a melhor forma de fazer isso?
Já se pegou na situação de pela terceira vez ter que procurar uma nova secretária para seu consultório ou para sua clínica ?
Bem, toda clínica ou consultório precisa de uma boa secretária. Mas, de partida começam as dificuldades. O que de fato é uma boa secretária?
Como contratar uma secretária para sua clínica
Antes de trazer a bordo uma nova funcionária para essa importante função você precisa entender alguns pontos:
A - A secretária representa a imagem da sua clínica;
B - Secretárias muitas vezes passam mais tempo com seus pacientes do que os profissionais de saúde da sua clínica;
C - Secretárias devem ter um perfil social e comportamental bem definido.
Sabendo dessas premissas acima contrate sua nova secretária da forma correta. Siga a sequência abaixo:
01 - Defina os requisitos do cargo.
A pessoa que vai ocupar o cargo de secretária na sua clínica deve ter que tipo de conhecimentos, habilidades e atitudes?
Ela precisa ter que grau de instrução?
Quais os conhecimentos específicos precisa ter?
Precisa conhecer algum software específico?
Precisa ter algum tempo de experiência na função? Quanto?
É desejável que ela tenha atuado em outras clínicas ou isso é irrelevante?
Qual a faixa etária que é mais adequada?
Essa pessoa pode estar estudando ou prefere alguém já formado?
Como essa pessoa deve ser do ponto de vista comportamental?
Proativa?
Independente?
Descreva com detalhes todas as habilidades, as competências e principalmente o grau de atitude que essa pessoa deve ter para ocupar o cargo de secretária na sua clínica.
02 - Detalhe as atividades que serão realizadas nesse cargo
É muito importante listar todas as atividades que sua secretária vai executar:
Receberá os pacientes na recepção;
Realizará o atendimento telefônico;
Executará confirmação de agenda;
Fará a emissão de guias de convênio ou plano de saúde;
Digitará os contratos dos clientes;
Será a responsável pela cobrança dos pacientes;
Etc, etc, etc.
É muito importante que você liste todas, todas as atividades que o cargo de secretária executará na sua clínica. Mesmo as menores funções.
De posse das descrições detalhadas do perfil e do cargo de secretária você deve partir para a fase de recrutamento e seleção.
Nesse momento, um alerta! Se você optar por fazer sozinho(a) o processo de recrutamento e seleção, lembre-se, você precisará investir tempo e esforço para publicar a vaga em sites de empregos, ligar para amigos e usar toda e qualquer fonte possível de informação para encontrar candidatos.
Isso leva tempo e pode consumir horas importantes do seu dia que deveria ser usado para atividades que te renderiam dinheiro (por exemplo, atendendo pacientes no seu consultório).
Considere criteriosamente se não vale a pena contratar uma empresa especializada em recrutamento e seleção de funcionários.
Essas empresas costumam cobrar um valor que geralmente se refere ao primeiro salário da pessoa contratada, mas em contrapartida são elas as responsáveis por publicar a vaga, procurar as pessoas mais adequadas ao perfil que você informou, filtrar as dezenas (as vezes centenas) de currículos que chegam, aplicar testes psicológicos e encaminhar para você dois ou três finalistas bem direcionados para sua escolha.
Além disso, eles costumam refazer todo o processo sem ônus caso o funcionário contratado saia antes de 3 meses.
A decisão por qualquer um dos caminhos depende do seu tempo livre e da verba disponível.
Por favor, somente não faça como a maioria dos dentistas fazem: contratar secretárias sem preparo técnico e pessoal para atuar na função simplesmente por indicação de amigos ou parentes.
Acompanhando a sua secretária
Mesmo uma secretária experiente e vivida precisa de direcionamento e orientação.
Dedique um tempo semanalmente para sentar em uma reunião de avaliação com sua secretária.
Ouça o que ela tem a dizer, afinal ela passa muito tempo perto dos seus pacientes e com certeza pode contribuir muito para o desenvolvimento da sua clínica.
Dê feedback, oriente-a, monitore e dê direção. Esse é seu papel como proprietário(a) da sua clínica.
Conclusão
Se você quer contratar uma secretária para sua clínica siga os passos que indicamos nesse artigo.
Seguindo o exposto aqui você minimiza as chances de contratar uma pessoa que não vai corresponder as suas expectativas e atrapalhar o desenvolvimento da sua clínica.
Se você quiser saber mais sobre esse e outros assuntos de gestão de clinicas entre em contato e fale com um de nossos consultores!
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