Gestão e marketing são temas que entraram de vez na pauta diária das preocupações de dentistas e gestores de clínicas odontológicas.
Neste artigo vamos abordar como a gestão e o marketing influenciam nos resultados de uma clínica odontológica.
Tópicos
O que é fazer a gestão de uma clínica odontológica?
Faça um levantamento e crie padrões dos principais processos gerenciais da clínica
Quais os principais processos de uma clínica odontológica?
Cuide com atenção do controle financeiro da clínica
Gerencie o estoque da sua clínica odontológica
O que é o marketing odontológico?
A relação entre Gestão e Marketing e como ela pode ajudar sua clínica odontológica a crescer?
O que é fazer gestão de uma clínica odontológica?
Gestão de uma clínica odontológica é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos (humanos, financeiros, materiais) e atividades de uma clínica, a fim de atingir seus objetivos de maneira eficiente e eficaz, entregando o melhor serviço aos seus pacientes, com lucro.
A gestão envolve tomar decisões estratégicas, como gerenciar as operações diárias da clínica, supervisionar e motivar os funcionários, gerenciar recursos financeiros (fluxo de caixa) , estabelecer metas e objetivos de curto, médio e longo prazos, monitorar o desempenho da clínica e tomar medidas corretivas quando necessário.
A da clínca gestão também inclui a identificação de oportunidades de negócios, como lacunas não preenchidas no mercado, a análise do potencial da concorrência, a gestão da cadeia de suprimentos (dentais, protéticos radiológicas, etc.) , a gestão de riscos e a tomada de decisões de investimento em crescimento da clínica.
Em resumo, a gestão de uma clínica odontológica é essencial para garantir a sustentabilidade e sucesso da empresa a longo prazo, e envolve uma série de habilidades e competências gerenciais que são exigidas do gestor da clínica para liderar e motivar uma equipe, tomar decisões informadas e eficazes, e alcançar os objetivos pretendidos.
Faça um levantamento e crie padrões dos principais processos gerenciais da clínica
Processos de trabalho são conjuntos de atividades inter-relacionadas e sequenciais que são realizadas dentro de uma clínica por pessoas, máquinas ou sistemas para transformar inputs em outputs, ou seja, para produzir os serviços que atendam às necessidades ou expectativas dos pacientes.
Os processos de trabalho são fundamentais para a realização das atividades operacionais de uma clínica, e podem incluir desde processos mais simples, como o atendimento ao cliente ao telefone, até processos mais complexos, como a preparação para a realização de uma cirurgia complexa na sala de cirurgia.
A gestão dos processos de trabalho envolve a análise, a modelagem, a documentação e a melhoria contínua dos processos existentes na sua clínica, sempre com o objetivo de torná-los mais eficientes, eficazes e adaptáveis às mudanças do ambiente de negócios e das necessidades dos pacientes.
Alguns métodos e ferramentas utilizados nesse contexto são o mapeamento de processos de trabalho, a análise de fluxo de informações, a gestão por processos e a reengenharia de processos.
Em resumo, os processos de trabalho são os mecanismos realizados dentro da sua clínica que permitem que toda serviço seja realizado de forma coordenada, repetível e planejada, visando entregar a melhor experiência e satisfação do cliente.
Quais os principais processos de uma clínica odontológica?
Toda empresa é uma coleção de processos. Uma clínica odontológica precisa executar diversos conjuntos de processos para entregar um serviço de qualidade aos seus pacientes.
Os principais processos de uma clínica odontológica podem variar dependendo da sua estrutura e de quais especialidades ela oferece, mas em geral incluem:
Atendimento ao paciente: este processo envolve a recepção e acolhimento do paciente, registro de informações pessoais e histórico médico e odontológico, orientações sobre os serviços prestados pela clínica e a realização de exames preliminares, como radiografias e fotografias.
Diagnóstico: é o processo de avaliação da condição bucal do paciente, incluindo a análise dos exames realizados, a identificação de problemas e a definição de um plano de tratamento.
Tratamento: é a fase em que o dentista realiza os procedimentos necessários para solucionar os problemas bucais identificados, como restaurações, extrações, limpezas, ortodontia, endodontia, entre outros.
Faturamento e cobrança: é o processo de emissão de notas fiscais, faturamento dos serviços prestados e cobrança dos valores devidos pelos pacientes.
Controle de estoque e suprimentos: é o processo de controle e gestão dos materiais, medicamentos e equipamentos utilizados na clínica, garantindo que estejam sempre disponíveis para uso e que não faltem no momento do atendimento.
Agendamento e acompanhamento do paciente: é o processo de organização da agenda de atendimentos, controle das consultas agendadas e acompanhamento do paciente ao longo do tratamento, verificando o progresso e realizando os ajustes necessários.
Marketing e relacionamento com o paciente: é o processo de divulgação dos serviços oferecidos pela clínica, atração de novos pacientes e fidelização dos já existentes, por meio de campanhas publicitárias, presença nas redes sociais, envio de newsletters e outras estratégias de relacionamento com o cliente.
Gestão financeira e administrativa: é o processo de controle financeiro da clínica, incluindo o gerenciamento de despesas, elaboração de orçamentos, pagamento de fornecedores e funcionários, entre outras atividades administrativas.
Cuide com atenção do controle financeiro da clínica
Toda empresa para se perpetuar precisa ter uma atenção especial à gestão financeira.
Com clínicas odontológicas não é diferente. Existem muitas clínicas que tem um controle muito precário sobre as informações financeiras.
Não é incomum ouvirmos de nossos clientes de consultoria reclamações relacionadas a falta de controle sobre o dinheiro que movimentam na clínica e incertezas se estão ou não tendo lucro.
A seguir algumas dicas fundamentais para cuidar do controle financeiro da sua clínica odontológica:
Manter registros financeiros atualizados: é importante manter registros precisos e atualizados das receitas e despesas da clínica, seja por meio de planilhas, software de controle de clínicas ou através de contabilidade terceirizada especializada em odontologia. Isso ajuda a manter um controle rigoroso do fluxo de caixa da clínica.
Estabelecer um orçamento anual: Para uma melhor estão financeira da sua clínica odontológica é fundamental estabelecer um orçamento anual para a empresa, definindo as metas de receita e despesas mês a mês. É preciso fazer uma projeção dos gastos e receitas para os próximos meses e anos, para poder tomar decisões com base em dados concretos e não com base no achismo.
Controlar o fluxo de caixa diário: é importante manter o controle do fluxo de caixa da clínica diariamente, identificando e categorizando as entradas e saídas de dinheiro buscando sempre um equilíbrio entre receitas e despesas.
Acompanhar as despesas: é fundamental acompanhar as despesas da clínca de perto, verificando se há gastos excessivos ou desnecessários que podem ser cortados. Esse controle é fundamental para a saúde da sua clínica.É preciso monitorar os custos fixos e variáveis, controlando os gastos com fornecedores e funcionários, de acordo com o plano anual estabelecido no orçamento.
Renegociar dívidas: Nem sempre é possível fugir das dívidas, portanto é importante renegociá-las com os credores para evitar que se acumulem juros e multas, comprometendo ainda mais a saúde financeira da clínica.
Criar reservas financeiras: é importante desenvolver a mentalidade de não retirar todo o lucro gerado pela clínica, criando uma reserva financeira para a empresa, de forma que ela possas lidar com eventuais imprevistos, como queda nas vendas, problemas de saúde ou outras emergências como equipamentos com problemas.
Buscar alternativas de financiamento e capital: caso seja necessário, é importante buscar alternativas de financiamento e de capital para a clínica, como empréstimos ou investimentos de terceiros, para garantir que haja capital de giro necessário e disponível para investir no crescimento da clínica. Nem sempre ter dívidas é algo ruim, desde que estas sejam para produzir crescimento do negócio.
Gerencie o estoque da sua clínica odontológica
Tenha em mente que estoque é dinheiro imobilizado. Ou seja, ter estoque demais pode prejudicar o seu caixa, assim como comprar insumos em cima da hora, pode levar ao pagamento de preços muito mais altos do que aqueles realizados com compras programadas.
Algums dicas para gerenciar o estoque da sua clínica odontológica:
Avalie a demanda de mercado: Analise a demanda dos procedimentos mais comuns realizados na clínica (implantes, lentes de contato, limpeza, etc.) e verifique a frequência com que eles são realizados na clínica. Isso permitirá que você mantenha o estoque de materiais e suprimentos necessários para esses procedimentos, não sendo pego de supresa com faltas de estoque.
Estabeleça um sistema de controle de estoque: Crie um sistema de controle de estoque para monitorar a quantidade de materiais e suprimentos disponíveis na clínica. Isso ajudará a evitar a falta de suprimentos e a garantir que você tenha sempre o suficiente para atender os pacientes.
Defina limites de estoque: Defina limites de estoque para cada item, incluindo um estoque mínimo e máximo. Isso ajudará a garantir que você sempre tenha o suficiente para atender os pacientes, sem exceder o orçamento da clínica e imobilizar capital além do necessário.
Verifique as datas de validade: Verifique regularmente as datas de validade dos materiais e suprimentos para garantir que não estejam vencidos e, se estiverem, descarte-os adequadamente, conforme procedimentos recomendados para cada tipo de material.
Mantenha um registro de estoque atualizado: Mantenha um registro atualizado de todo o estoque da clínica, incluindo a quantidade, data de compra, data de validade e preço. Isso ajudará a manter um controle mais preciso do estoque e a identificar oportunidades de economia, evitando desperdícios.
Compre em grandes quantidades: Comprar em grandes quantidades pode ajudar a economizar dinheiro, mas é preciso avaliar a demanda e estabelecer um limite de estoque adequado para não acumular excessos que possam expirar ou se tornar obsoletos. Fazer parte de uma cooperativa pode ajudar bastante a conseguir comprar em maior volume com consequente redução de preços.
Treine a equipe: Treine a equipe sobre a importância do gerenciamento de estoque e como usar o sistema de controle de estoque da sua clínica. Isso ajudará a garantir que todos estejam cientes da importância de manter o estoque organizado e atualizado dentro dos critérios estabelecidos.
O que é o marketing odontológico?
Toda empresa resolve problemas. A sua também. Para entender marketing odontológico é preciso conhecer quais as funções do marketing dentro de qualquer empresa:
Identificação de necessidades dos pacientes: O marketing ajuda a identificar as necessidades e expectativas dos pacientes em relação aos serviços de odontologia, permitindo que a sua clínica desenvolva serviços que atendam a essas necessidades.
Posicionamento da marca: O marketing ajuda a posicionar a marca da clínica no seu mercado, destacando seus pontos fortes e únicos em relação aos concorrentes existentes.
Desenvolvimento de estratégias de preço: O marketing ajuda a desenvolver estratégias de preços adequadas para sua tabela de serviços, levando em consideração a concorrência, o público-alvo e o valor percebido pelos clientes dos serviços oferecidos.
Desenvolvimento de estratégias de promoção da cl´kinica: O marketing odontológico ajuda a desenvolver estratégias de promoção para divulgar os serviços oferecidos pela sua clínica, utilizando diferentes canais de marketing, como publicidade, marketing de conteúdo, redes sociais e email marketing.
Fidelização de pacientes: O marketing ajuda a fidelizar pacientes, desenvolvendo programas de fidelidade e garantindo um bom atendimento pós-tratamento, com o objetivo de criar um relacionamento duradouro com o cliente e aumentar o seu tempo de relacionamento dele com a clínica.
Gestão da reputação: O marketing ajuda a gerenciar a reputação da clínica, monitorando a presença da marca nas redes sociais e respondendo a comentários e avaliações de clientes. Em tempos de internet não existe mais a opção de não participar da conversa existente em torno da sua marca.
Análise de resultados: O marketing ajuda a analisar os resultados das estratégias adotadas pela empresa, avaliando o retorno sobre investimento (ROI) em marketing e identificando oportunidades de melhoria para aprimorar as estratégias futuras, alocando mais verba naquelas estratégias de maior resultados e eliminando aquilo que não funciona.
Qual a relação entre Gestão e Marketing e como ela pode ajudar sua clínica a crescer?
Gestão e o marketing odontológico são duas áreas de conhecimento importantes e complementares para o sucesso de uma clínica.
A gestão da clínica é responsável pela organização e administração dos recursos da empresa, seja estes recursos, pessoas, máquinas e dinheiro, enquanto o marketing é responsável por promover a clínica, seus serviços, e desenvolver estratégias de marketing para atrair e reter pacientes. A seguir, descrevemos como a relação entre gestão e marketing pode ajudar a sua clínica a mudar de patamar e a a crescer:
Conhecimento do mercado: O marketing fornece informações importantes sobre o mercado local e global, as tendências do seu setor, as necessidades e os desejos dos pacientes. A gestão pode utilizar essas informações para tomar decisões mais estratégicas e alinhar a oferta de serviços da clínica com as demandas do seu mercado.
Definição de objetivos: O marketing e a gestão trabalham juntos na definição de objetivos e metas da clínica. O marketing pode ajudar a definir metas de vendas e posicionamento da marca, enquanto a gestão pode definir objetivos financeiros e de crescimento de longo prazo.
Desenvolvimento de estratégias: O marketing odontológico e a gestão da clínica trabalham juntos no desenvolvimento de estratégias para a clínica. O marketing pode ajudar a desenvolver estratégias de promoção e comunicação, enquanto a gestão pode desenvolver estratégias para otimizar a alocação de recursos (dinheiro, pessoas, equipamentos, etc.) e maximizar a eficiência operacional da clínica.
Identificação de oportunidades: O marketing pode identificar oportunidades de negócios e mercados potenciais que sua clínica ainda não está explorando, enquanto a gestão pode avaliar a viabilidade dessas oportunidades e tomar decisões de investimento com base em números e cálculos.
Tomada de decisões: A gestão e o marketing se somam e trabalham juntos na tomada de decisões para a clínica. O marketing pode fornecer informações importantes sobre o mercado e o comportamento do consumidor, enquanto a gestão pode avaliar a viabilidade financeira das decisões e implementar as ações necessárias para aproveitar as oportunidades e se defender das ameaças do mercado.
Monitoramento de resultados: A gestão e o marketing trabalham juntos no monitoramento dos resultados das ações da empresa. O marketing pode avaliar o desempenho das campanhas de marketing, enquanto a gestão pode avaliar o desempenho financeiro e operacional da empresa.
Conclusão
Em resumo, a relação entre gestão e marketing é fundamental para o sucesso e crescimento de uma clínica odontológica, pois permite uma visão mais estratégica do negócio e integrada das ações e decisões da empresa. Trabalhar em conjunto pode ajudar a maximizar os resultados e criar um ambiente mais eficiente e eficaz.
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