Organização financeira é a chave para você chegar ao final do mês e retirar sua parcela do lucro que foi gerado pelo seu consultório ou clínica.
Afinal, um dia você sonhou em ter seu próprio consultório, em montar sua clínica e é claro que além da realização profissional você também sonhou com a realização financeira, certo?
Bom, vamos nesse artigo de mostrar de forma fácil boas práticas de gestão administrativa que vão te ajudar a fechar as contas do seu seu consultório no final do mês.
Organizando as contas
A primeira coisa que você precisa fazer é categorizar as suas despesas, receitas e investimentos.
Pense em blocos. Com certeza na sua clínica ou mesmo no seu pequeno consultório você tem as categorias de lançamentos financeiros abaixo:
Despesas
Envolvem tanto as despesas diretas com a produção do serviço de odontologia (custos diretos) como material utilizado nos atendimentos (luvas, seringas, fios, etc.) quanto as despesas que ocorrem para que a clínica possa prestar seu serviço, tais como: água, luz, telefone. Faça uma lista de todas essas categorias de despesas pelo seu nome.
Receitas
Pense nas categorias de receitas para ficar mais fácil como os tratamentos ou serviços que você oferece.
Para ficar mais claro. Se você é um dentista e oferece serviços diversos de odontologia, poderia ter a seguintes categorias de receitas: clínica geral, implantes e ortodontia.
Se é um médico cirurgião vascular poderia ter as seguintes categorias de receitas: consultas, aplicações de espuma e cirurgias.
Você pegou a ideia. Anote todas as categorias de receitas
Investimentos
Entram nesse grupo todas as saídas de dinheiro em itens que vão gerar de imediato ou no futuro novas receitas.
São exemplos: equipamentos, benfeitorias no imóvel, marketing. etc. Anote todas as suas categorias de investimentos.
Medindo e Gerenciando
Agora que você tem as categorias de receitas, despesas e investimentos nas mãos, precisa fazer um projeção do seu fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é uma fotografia das entradas e saídas de dinheiro na sua clínica. O que acontece é que você precisa começar a "encaixar" cada conta, cada despesa, cada receita nas devidas categorias que você mapeou no ponto anterior.
Mas tem um detalhe importante. Você precisa fazer isso em um horizonte de tempo. Você já percebeu que vai precisar de um software, certo?
Mas não se preocupe. Existem dezenas de bons softwares de controle de clínicas odontológicas e médicas no mercado, e uma vez que você tenha mapeado as categorias de receitas, despesas e investimentos bastará com esses dados no sistema escolhido. Uma tarefa de complexidade baixa, porém volumosa.
O período ideal a ser analisado é de pelo menos um ano a frente. Claro, as despesas e investimentos você já sabe quanto vai gastar.
Por exemplo, se você comprou uma cadeira odontológica em 12 x de R$ 1.000,00 poderá lançar como um investimento no seu sistema.
Já as receitas devem ser lançadas com base no seu histórico e como uma previsão de vendas. Se por exemplo sua clínica tem uma média de faturamento mensal de R$ 50.000,00 você deverá lançar essa previsão no seu fluxo de caixa e dividi-lo nas categorias de serviços que você criou.
Fazendo isso você terá uma ferramenta poderosa nas suas mãos: o fluxo de caixa projetado. Essa ferramenta é que permite que você olhe um mês, dois meses, tantos meses tiver de dados lançados no sistema e analise quais são suas maiores dificuldades, suas contas principais, seus buracos de caixa e principalmente saiba quando deve agir.
Tomando as medidas de saneamento
Uma vez que você tenha montado o cenário e tenha visão da real situação da sua clínica, que saiba onde o dinheiro "sai" e onde ele "entra" você pode começar a atuar de forma a sanear as finanças e resolver os problemas.
Com as informações nas mãos são várias as medidas que você pode tomar, entre elas:
Renegociar dívidas com bancos inclusive fazendo portabilidade de financiamentos para instituições que ofereçam taxas mais baixas;
Negociar prazos mais alongados de pagamentos com fornecedores;
Centralizar compras em um determinado dia ou período, ou ainda, fazer parcerias com clínicas de colegas e usar o poder da escala para comprar em grupo e com isso obter melhores condições de preço e prazo de pagamento;
Montar um plano de marketing que dê mais visibilidade para sua clínica e atraia mais clientes;
Reduzir gastos com folha de pagamento;
Terceirizar ou assumir tarefas de limpeza de escritório;
Renegociar percentuais de pagamentos e comissionamentos com os profissionais associados;
Definir / diminuir pró-labore de sócios;
Buscar um sócio ou investidor;
Etc.
Conclusão
Enfim, primeiro você determina o seu plano de contas empresariais, faz a projeção de despesas, receitas e investimentos, então você toma decisões gerenciais baseado em fatos.
Fazendo assim temos certeza de que você vai aos poucos corrigindo as distorções financeiras da sua clínica e poderá com o tempo retirar o seu dinheiro no final mês como sempre sonhou!
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Gestão e Marketing para Saúde