A eficiência da gestão de agendas é o coração da sua clínca. E as faltas de pacientes agendadas são seu inimigo.
Quando um paciente agendado não comparece, uma série de problemas ocorrem, pois além de afetar o fluxo de agendamentos, o caixa da clínca também é afetado.
Em consultórios médicos e odontológicos, e é essencial ter estratégias para reduzir o no show de paciente.
Um consultório ou clínica com um ótimo gerenciamento de agenda é sempre uma melhor clínica financeiramente do que um consultório ou clínca com um cronograma ruim.
Seja qual for a causa do não comparecimento do paciente, desde a falta de transporte público devido uma greve local até o esquecimento ou problemas financeiros, você reduzirá o número de não comparecimentos em seu consultório seguindo as orientações a seguir.
Verifique o histórico do paciente
Claro, quando se trata de um novo paciente que vem para a primeira consulta é difícil seguir essa orientação, mas você pode monitorar o comportamento do seu paciente e tomar medidas preventivas adicionais.
Vejamos o caso de um paciente de tratamento ortodôntico que precisa comparecer à clínica uma vez por mês.
Se esse paciente já está em tratamento a pelo menos 6 meses, é possível identificar seu padrão de comportamento quanto ao comparecimento as consultas e regularidade do tratamento.
Hoje, qualquer software de controle de clínicas consegue emitir um relatório das faltas dos pacientes nas últimas consultas.
Se você identifica que tem um paciente que falta recorrentemente às consultas previamente agendadas, vale a pena tomar a dianteira e se antecipar a potenciais problemas que à sua ausência vai gerar na clínica.
Novas estratégias para reduzir as taxas de não comparecimento em sua clínica
Resumidamente, aqui estão as novas orientações baseadas nas nossas consultorias realizadas para mais de 500 clinicas no Brasile e mais 12 paíse que realmente ajudam a diminuir o no show de pacientes:
Evite fazer uma política geral quando na verdade é apenas um pequeno segmento de seus pacientes que está constantemente faltando às consultas.
Considere restringir o agendamento de consultas para o mesmo dia, ou apenas um dia à frente para não comparecimentos crônicos.
Não concentre seus esforços na redução de no-shows para um determinado dia da semana/hora do dia/estação. É mais sobre sua política ou regras do que seu tempo.
Se você souber que um determinado paciente não compareceu com frequência, considere reservar duas vezes o horário antes que ele não apareça. Dessa forma, você não perderá renda por ter uma vaga vazia em sua agenda.
Muitas clínicas usam sistemas automatizados de lembrete de compromissos. Considere adicionalmente e diretamente entrar em contato com essa pequena porcentagem de seus pacientes que são mais propensos a não comparecer. Um punhado de ligações hoje pode resolver um problema amanhã.
Mais 5 orientações para reduzir a não comparência de pacientes
1. Faça chamadas de lembrete diárias para seus pacientes agendados
Defina como obrigação de um membro da equipe para fazer ligações de lembrete todas as tardes para os compromissos do dia seguinte. Pode ser uma boa ideia também solicitar que os pacientes o avisem se não puderem comparecer e lembrá-los de que você seria grato por poder oferecer o horário a outra pessoa se eles souberem que não poderão comparecer
Isso levará o paciente a um nível de consciência diferente em vez de um não comparecimento de última hora. Quando você recebe um paciente no telefone e recebe uma confirmação verbal dele, é menos provável que ele não compareça. Por isso, além do WhatsApp tente fazer contato telefônico para obter o compromisso do paciente.
2. Configure Lembretes Automáticos no seu software de gestão da clínica
Use um serviço de notificação automatizado para enviar lembretes de compromissos por mensagem de texto ou e-mail e até mesmo por WhatsApp é uma boa ideia, mesmo se você já estiver fazendo ligações de lembrete toda tarde.
Trata-se de um forma adicional para alcançar os pacientes e, se você tiver um dia em que não seja viável fazer chamadas de lembrete, ainda terá suas bases cobertas se tiver lembretes automatizados em vigor.
3. Mantenha uma lista de espera
Mantenha uma lista de espera atual e específica para que você tenha opções para preencher as lacunas em caso de não comparecimento dos pacientes.
Você pode querer incluir os dias e horários específicos em que os pacientes estão disponíveis e se eles estão próximos o suficiente de sua clínica para marcar uma consulta com pouco tempo de antecedência. Se você tiver um não comparecimento, pode consultar esta lista para preencher o intervalo de tempo e não perder faturamento.
4. Seja ativo para reagendar seus no-shows
O reagendamento de no-shows depois que eles ocorrem não é uma técnica para impedir que eles aconteçam.
Entretanto, apenas pelo fato de você ter se esforçado para entrar em contato pessoalmente para verificar o paciente mostra cuidado e preocupação e estabelece o tipo de conexão pessoal que fará com que ele não compareça na próxima vez, pois ativa-se ai o gatilho da reciprocidade.
Os pacientes que faltam a uma consulta muitas vezes fazem um esforço adicional para garantir que não pulem a próxima visita, até mesmo por uma questão de responsabilidade.
Uma boa regra geral é entrar em contato com seus pacientes que não compareceram imediatamente. Se você ficar esperando que o paciente ligue para você, pode se decepcionar.
O constrangimento por causa de um compromisso perdido às vezes impede que as pessoas liguem. Tente esperar 10 ou 15 minutos após o horário marcado e, em seguida, faça uma chamada que siga algum script parecido com o abaixo:
"Olá (nome do paciente), estou ligando para falar entender porque você não compareceu ao compromisso agendado. Nós marcamos uma consulta às 10 da manhã hoje e você não veio. Talvez você possa estar a caminho e um pouco atrasado, mas se não for o caso , queremos garantir que você volte a nossa agenda e faço o seu tratamento o mais rápido possível."
Nao tem uma tom agressivo ou grosseiro, mas demonstre uma legítima preocupação sobre a ausência do paciente. Se o seu consultório cobra uma taxa por consulta, espere para trazê-la até a próxima consulta, quando o paciente estiver bem na sua frente no check-in.
5. Alguns pacientes precisam de reforços e lembretes extras
Alguns dos seus pacientes gostam de receber um lembrete em um horário específico, fora de quando você normalmente faz suas chamadas de lembrete diárias. Mesmo se você ligar para eles no dia anterior, alguns pacientes simplesmente não se lembrarão.
Para esses pacientes mais "descompromissados", ligar na manhã da consulta ou até uma ou duas horas antes os impedirá de não comparecer. Isso pode parecer muito trabalho extra, mas o pequeno esforço necessário para fazer uma ligação extra vale a pena não perder o faturamento previso de um compromisso perdido.
Alguns pacientes podem saber disso sobre si mesmos e até solicitar um lembrete em um determinado momento específco do dia. Até mesmo quando você perceber que alguns pacientes sempre esquecem os compromissos agendados, sugira tentar essa estratégia para eles e observe como isso diminuirá sua taxa de não comparecimento.
Conclusão
Para diminuir o nao comparecimento dos seus pacientes é preciso ser proativo e gerenciar com esmero a agenda da sua clínica.
Lembre-se, o problema maior gerado pelo no show do paciente é o caixa da sua clínica que vai sofrer.
O não comparecimento do paciente gera perda de tempo e de faturamento para sua clínica. Não deixe isso acontecer seguindo nossas orientações acima.
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