Muitos proprietários de clinicas odontológicas ainda tem dificuldades para atrair e captar pacientes e manter seus consultórios girando.
Entretanto, existe uma parcela menor de profissionais na odontologia que já ultrapassaram essa barreira inicial e hoje já mantêm uma carteira ativa de pacientes, muitos vindos de indicações de outros pacientes satisfeitos com seus serviços.
Entretanto, enfrentam agora problemas de outra ordem, tais como:
Baixa lucratividade
Desconhecimento dos números da clinica;
Equipe desorganizada;
Falta de processos empresariais;
Crescimento organizacional sem controle;
Etc.
Se você tem uma ou mais unidades de clinicas odontológicas e passa por um ou mais dos problemas acima, esse artigo é para você.
Aqui vamos falar de forma sintética sobre ações de gestão e marketing na odontologia que vão levar sua clinica para outro patamar.
Construindo uma organização robusta
Ter um consultório com uma cadeira é um cenário totalmente diferente de possuir uma clinica com 5 consultórios ou mesmo uma rede de clinicas.
Quanto o empreendimento toma corpo é necessário investir em gestão profissional para que sua empresa ganhe sustentabilidade.
Chega uma hora que aquele conjunto de planilhas utilizados na sua clinica já não são suficientes para apresentar respostas para os desafios do crescimento sustentável da sua clinica.
Aqui na Senior já fizemos consultoria para clinicas odontológicas em todo o Brasil e percebemos alguns padrões que sempre se repetem em clínicas odontológicas que cresceram e ultrapassaram a barreira de 200k de faturamento mensal.
Talvez o maior desafio seja implementar práticas de gestão empresarial que são comuns em outros modelos de empresas mas pouco aplicadas a empresas do setor de saúde.
Abaixo, vamos apresentar 3 ações de gestão e marketing na odontologia que você precisa implementar na sua clinica se ela já tem um bom faturamento, mas você percebe que precisa ter maior profissionalismo. Vamos lá!
01 - Contrate um gerente profissional
Talvez essa seja um dos melhores investimentos que você fazer para a sua clinica odontológica.
Um gerente profissional é alguém com formação em administração de empresas, que tenha experiência em gestão de equipes, processos e rotinas de trabalho.
As funções clássicas que um administrador vai desempenhar na sua clinica são: Organizar, direcionar os esforços, coordenar e aperfeiçoar os processos de trabalho.
Parece simples, mas não se engane, a função do gerente de uma clinica ou mesmo de uma rede é bastante complexa.
E o que você ganha contratando um gerente administrativo profissional para sua clinica?
Tempo, para se dedicar ao crescimento da empresa ou mesmo para atividades pessoais;
Informações consolidadas sobre o desempenho operacional da sua clinica;
Gestão de conflitos e organização da equipe;
Economia de custos e gestão de riscos;
Gestão da equipe;
Se você ainda não está convencido da importância de ter um bom gerente profissional na sua clinica para que ela ganhe escala, pense no quanto do seu tempo é dedicado diariamente para "apagar incêndios" com pequenas atividades que tomam o seu precioso tempo e que poderiam ser resolvidas por uma outra pessoa.
Coisas como gestão da escala dos profissionais que se ausentam, sejam o de front office como secretárias e administrativos, bem como os profissionais que prestam serviços para você como os colegas dentistas.
Todo esse tempo livre pode ser revertido para atividades menos manuais e mais inteligentes como estratégias de desenvolvimento do negócio, crescimento e aperfeiçoamento do negócio.
Por fim, mas não menos importante, o gerente profissional vai fazer uma interface entre você e sua equipe, servindo como um amortecedor entre as tensões e demandas do dia a dia de qualquer empresa gerados pela equipe e você.
Se você precisar de ajudar para contratar um gerente profissional para sua clinica, pode sempre contar com a ajuda da Senior Consultoria. Nós podemos ajudar desde a definição do cargo, salário, entrevistas de seleção e treinamento do profissional selecionado para ajudar no menor tempo possível a retornar o investimento para à sua clinica.
02 - Departamentalize sua clinica
Quando você trabalha sozinho em um consultório, dividindo o mesmo com alguns colegas de outras especialidades, fica difícil pensar como uma empresa.
Mas, se você já tem um porte suficientemente grande, e quer dar um passo em direção a maior profissionalização da sua clinica, precisa pensar em departamentos.
Existem tarefas que você pode terceirizar, como a contabilidade, e outras que você deve internalizar, como o faturamento, financeiro e gestão de contratos.
Quantas e quantas vezes já vimos clinicas grandes com várias unidades levarem processos trabalhistas por que não faziam um controle correto do ponto dos funcionários.
Outras vezes o prejuízo vinha da falta de organização entre os diversos agentes que prestam serviço na clinica.
A lista de erros vai desde procedimentos cobrados duas vezes ao mesmo cliente, por pessoas diferentes na clínica, até o início de um tratamento sem receber valor nenhum do cliente, gerando dificuldades e desiquilíbrios no caixa da empresa.
Quando você tem uma clínica suficientemente grande, mesmo que o número de funcionários não seja alto, precisa começar a separar as funções como departamentos. São exemplos de departamentos em uma clinica odontológica: Atendimento e Recepção, Faturamento e Cobrança, Marketing e Vendas, Atendimento Clínico, Pós-Vendas, etc.
Pense em departamentos como coleções de processos e atividades que trabalham juntas para entregar um serviço de excelência ao seu paciente.
Assim, todo tratamento deveria começar com um contrato assinado entre as partes, com o plano financeiro montado e aprovado pelo cliente, com um cronograma do tratamento bem definido e com todas as partes da clinica interagindo harmoniosamente para entregar um serviço de qualidade ao cliente, de forma rentável e lucrativa para sua clinica.
03 - Coloque o cliente no centro das atenções
Não existe clinica sem clientes. Muitos erram colocando-se em primeiro lugar na lista de prioridades da sua clinica.
Existe um excesso de auto-promoção nas redes sociais dos dentistas querendo cada vez aparecer mais.
Lembre-se, em toda empresa que realmente gera riqueza a verdadeira estrela é o cliente.
Desenhe todas as funções e facilidades na sua clinica para que o seu paciente possa vivenciar uma verdadeira experiência de consumo ao ir à sua clinica.
Isso envolve desde a sua presença na internet, seja seu site e redes sociais, a localização da clinica, a perfeita combinação entre os desejos e necessidades dos seus potencias pacientes e a entrega do serviço que sua clinica realiza.
Nada mais frustrante para um paciente do que ver um anúncio na internet ou propaganda na TV mostrando as maravilhas da sua clinica, mas ao fazer contato por telefone ou mesmo via redes sociais demorar uma eternidade para ser atendido.
Lembre-se, hoje em dia é muito fácil adotar o discurso de que o cliente é o elemento mais importante da sua empresa, mas são poucas as clinicas que entregam tudo que prometem.
E para se diferenciar hoje em dia, bastam pequenos gestos que deveriam ser obrigação, mas que se tornaram diferenciais, tais como: Educação, prioridade na solução do problema do cliente, pontualidade valorizando o tempo dos seus pacientes, superar expectativas e oferecer excelência em cada ponto de contato entre à sua clinica e o seu paciente.
Conclusão
Existe um ponto de virada que acontece com uma clinica em algum momento durante seu ciclo de vida.
No começo, geralmente o dono está envolvido em cada pequena ação e isso faz com que a clinica prospere ou não.
Mas, com o tempo, muitas vezes o dono passa a ser o gargalo da sua empresa, seja porque não consegue administrar e delegar funções, ou talvez, porque acredite que somente ele é capaz de fazer as coisas bem feitas.
Se você quer levar sua clinica para outro patamar, aumentar o faturamento e lucro, ter um negócio é não apenas "ser o negócio", precisa investir em gestão empresarial profissional para sua clinica odontológica.
A Senior Consultoria em Gestão e Marketing é referência no Brasil e mais 12 países onde já ajudamos centenas de clinicas a mudarem de patamar, a terem uma gestão profissional, liberando você profissional para ter mais tempo livre, dedicar-se ao que realmente gosta e manter uma clinica prospera e faturando mesmo quando você não está lá.
Não é um caminho rápido e fácil, mas nós podemos te ajudar a chegar lá. Entre em contato e fale com um consultor especialista em clinicas odontológicas do nosso time.
Senior Consultoria
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