Na correria do dia a dia o profissional de saúde acaba criando certa confusão na rotina do seu consultório.
Compromissos pessoais e profissionais acabam invadindo o espaço um do outro, gerando confusão, perda de tempo e de dinheiro.
A melhoria organizacional do seu consultório, seja você um médico, dentista ou outro profissional que trabalhe na área de saúde vai trazer ganhos para sua vida pessoal e profissional.
Entretanto, parece simples falar em organização, mas é preciso foco e determinação para que um consultório passe por um processo de organização administrativa.
Neste post, listamos 5 dicas para melhorar a organização do seu consultório. Confira!
Defina seus compromissos e prioridades
Existem em todas as esferas da nossa vida, seja pessoal ou profissional 2 tipos de tarefas, segundo a matriz de Eisenhower:
Para o uso efetivo da matriz acima, é preciso entender a diferença entre tarefas importantes e urgentes.
Tarefas importantes são aquelas relacionadas a entrega do serviço propriamente dito do seu consultório, como por exemplo, o controle das remarcações e envio de guias de convênios.
Já as tarefas urgentes sao todas aquelas atividades que tem um prazo limite para serem realizadas, como por exemplo, a conclusão de uma prótese antes do retorno do paciente ao consultório do dentista.
Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.
A matriz de Eisenhower é uma excelente ferramenta para ajuda-ló na organização do seu consultório.
2. Organização física dos espaços
A desorganização de um consultório também passa pela estrutura física. Equipamentos fora do lugar adequado, mobiliário desalinhado e dificuldade para encontrar objetos e equipamentos são prejudiciais para o seu consultório.
Tente criar protocolos de organização do seu consultório, tanto para o pré, quanto para o pós-atendimento de cada cliente.
3. Organização da agenda
Muitos profissionais de saúde não entendem a real importância da gestão da agenda.
Encaixes de última hora podem até favorecer e fidelizar pacientes, mas costumam ser um gatilho para problemas futuros na agenda.
Além disso, a boa distribuição da carga de consultas programadas para um período, seja de uma semana, quinzena ou mês é de primordial importância, pois além de permitir ao profissional de saúde mais qualidade nos atendimentos, também viabiliza um fluxo de entrada de dinheiro em caixa, especialmente de pacientes particulares ao longo de todo o período de trabalho.
4. Defina metas
Metas são objetivos a serem alcançados dentro de um horizonte de tempo. Metas tem datas e números.
Metas são diferentes de desejos. Organizar o consultório é um desejo ou mesmo um sonho.
Treinar sua secretaria para que ela organize as fichas e exames de pacientes em ordem alfabética em 3 meses é uma meta.
Tenha metas que faça com que sua equipe trabalhe visando um objetivo claro, um alvo a ser atingido em um horizonte de tempo.
Dirigir um consultório sem metas é o mesmo que dirigir um carro sem destino certo.
5. Reuniões períodicas
Pode ser que a equipe do seu consultório seja composta somente de você e da sua recepcionista.
Ainda assim, é fundamental reservar um tempo mensalmente para uma reunião de alinhamento, orientação e mentoria com seu time.
É fundamental que padrões sejam estabelecidos, que expectativas seja definidas e feedbacks sinceros sejam entregues para que sua equipe saiba se está no caminho certo ou não.
Conclusão
Como vimos acima, manter um consultório organizado traz uma série de benefícios para sua vida pessoal e profissional.
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Caso precise de ajudar para organizar o consultório e se tornar mais produtivo, entre em contato e fale com um de nossos consultores!
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