Gerir uma clínica odontológica exige certos conhecimento e competências que vão além dos conhecimentos técnicos sobre a profissão de odontologia.
Apesar dos avanços recentes,ainda é verdade que as universidades brasileiras não preparam corretamente o cirurgião-dentista para gerenciar seu consultório ou clínica odontológica.
Queremos ajudar você profissional de odontologia ou empreendedor da área de odontologia a entender um pouco mais sobre as boas práticas de gestão em odontologia.
A seguir listamos 3 ações para a boa gestão em odontologia que você deveria considerar na gestão do seu consultório ou clínica odontológica.
01 - Estabelecer um processo de vendas e marketing
Nenhuma empresa seja do segmento que for sobrevive sem ter um processo de marketing e vendas bem estabelecido.
Nós já falamos sobre o chamado marketing da esperança há mais de 20 anos. Aquele em que o empresário abre as portas pela manhã e aguarda (tem a esperança) de ser escolhido por alguém aleatoriamente.
Esse tipo de prática é muito danoso e verdadeiramente perigoso para qualquer empresa.
Marketing e vendas são os processos empresariais que fazem a roda interna da sua clínica girar. se não houverem pacientes diariamente fazendo novas avaliações e planos de tratamentos sendo negociados, em algum momento sua clínica vai ter um baque. E pode ser sério.
Portanto, o primeiro grande passo na direção de uma boa gestão em odontologia é ter um processo de marketing e vendas bem ajustado.
O marketing atrai os pacientes e as vendas convertem. Qual o processo de marketing em odontologia mais eficiente?
A resposta está diretamente associada ao perfil do seu paciente alvo. Então, ANTES de estabelecer o processo de marketing é necessário segmentar cirurgicamente o mercado alvo.
É preciso escolher quais são as pessoas dentro de um determinado mercado que você pode e quer atender melhor.
Não tente ser tudo para todo mundo. Quem tentar através do marketing conversar com todo mundo acaba não falando com ninguém.
Uma vez que a segmentação de mercado esteja criada é hora de definir as estratégias de marketing para captação do pacientes.
Lembrando, a função do marketing não é vender, mas atrair os pacientes do tipo certo para a sua clínica odontológica.
Uma vez que esses pacientes estejam na clínica é preciso domínio das técnicas de vendas para que as conversões aconteçam.
Existem várias formas de fazer marketing na odontologia, indo desde o chamado marketing offline, com campanhas de atração de pacientes em mídias tradicionais como rádio e jornal, passando pelo chamado marketing digital para dentistas com ações de captação de pacientes nas redes sociais, Google e conteúdo, entre outros canais.
Muito provavelmente as melhores estratégias de captação de pacientes serão aquelas que mesclam várias mídias, ou a chamada cross-mídia, onde vários canais são utilizados para atrair pacientes para fazerem avaliação na sua clínica.
Uma vez na sua clínica é preciso que todos os elementos que facilitam e permitem uma boa venda estejam a postos. Isso envolve ter uma equipe atenciosa, pontualidade, organização, preço compatível com a realidade do mercado local e ao menos, um diferencial competitivo relevante.
Não é objetivo desse artigo explicar com fazer captação de pacientes, mas sim lembrar que marketing e vendas integrados são o primeiro e importante processo gerencial da boa prática em gestão em odontologia.
02 - Precificação estratégica
Um dos principais problemas que já encontramos em clínicas odontológicas nos 23 anos que prestamos consultoria de gestão e marketing para dentistas foi a precificação inadequada dos seus serviços.
Veja, existem algumas formas de precificar seus serviços, saber:
Precificação por custos = Simplesmente identificam-se os custos da prestação do serviço e adiciona-se uma margem de lucro desejada.
Precificação pelo mercado = Estabelece-se o preço do serviço de trás para frente. Ou seja, dado um serviço qualquer (Ex: ortodontia) verifica-se qual o preço praticado pelo mercado e defini-se o preço do serviço com base na média de mercado.
Precificação estratégica = Com base no conhecimento dos custos de produção, nas despesas, na intenção de lucros e também nos diferenciais competitivos relevantes estabelece-se o preço dos serviços.
Nada corrompe mais a lucratividade e a rentabilidade de uma clínica odontológica do que o preço inadequado de um serviço.
Na boa gestão odontológica é fundamental trabalhar com o preço estratégico para cada serviço, sendo que o mais adequado é ter margens de lucro variáveis por tipo de serviço.
Existem serviços em que as margens serão pequenas, mas viabilizarão outros serviços de margem alta.
Então, uma prática de gestão em odontologia que consolida a maturidade ou imaturidade de uma clínica odontológica é a forma como os preços foram definidos.
03 - Organização Administrativa e Financeira
Uma clínica organizada é aquela em que as atividades diárias (atendimento, recepção, agenda, faturamento, cobrança, ressuprimento, etc.) são padronizadas, documentadas e previsíveis.
Uma boa prática de gestão em odontologia é ter todos os processos administrativos e financeiros em ordem. Isso envolve tanto os protocolos tradicionais de atendimento clínico, as rotinas administrativas e financeiras.
Assim, uma clínica tem boa gestão quando perguntas como a seguir são facilmente respondidas:
Qual o protocolo a seguir para pacientes que fizeram avaliação e não fecharam o plano de tratamento?
Qual o faturamento médio por especialidade nos últimos 6 meses?
Qual a lucratividade média de um procedimento?
Quantos pacientes fizeram avaliação em 12 meses e quantos fecharam? O que foi feito com os que não fecharam?
Qual o organograma da clínica?
Qual o protocolo a seguir quando um gerador estraga?
Qual o protocolo a seguir na cotação com dentais?
Quantos pacientes de ortodontia estão em tratamento nesse momento? Quantos estão com a mensalidade atrasada?
Qual a rentabilidade total da clínica no último semestre?
Qual a quantidade mínima precisa ser vendida por mês para cobrir custos fixos e variáveis?
Qual o protocolo de atendimento ao paciente na primeira consulta?
Qual o protocolo para pacientes que não comparecem à clínica há mais de 3 meses?
Quais são os 100 pacientes mais lucrativos para a clínica nos últimos 12 meses? O que foi feito em termos de fidelização com esses pacientes?
Etc, etc, etc.
Essas são apenas algumas perguntas que uma boa gestão clínica deve responder.
Se sua clínica não consegue responder essas perguntas ou para obter a resposta precisa recorrer a compilação de várias planilhas ou consolidação de dados em sistemas, então você terá problemas.
Mapear, documentar, padronizar os principais processos e protocolos é uma atividade primordial na gestão em odontologia.
Infelizmente, pouquíssimas clínicas conseguem chegar nesse ponto de maturidade. Não por acaso, aquelas que estão nesse nível são as mais lucrativas, rentáveis e bem sucedidas.
Conclusão
A boa gestão em odontologia se apoia em alguns pilares, a saber: Marketing e vendas integrado, precificação adequada e padronização e organização administrativa / financeira.
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Se precisa de ajuda para organizar sua clínica, criar processos de trabalho, precificar corretamente seus serviços e saber suas margens de lucratividade, entre em contato e fale com um de nossos especialistas em gestão e marketing odontológico.
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